13.5.1. С даты заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.
13.5.2. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится следующий комплекс работ:
создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;
размещение дел в места хранения;
проверка наличия и состояния документов и дел;
соблюдение порядка выдачи дел.
Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения должны содержаться в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаться в шкафах с замками, обеспечивающих их полную сохранность и защиту от пыли и воздействия солнечного света. С целью повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.
13.5.3. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету.
Периодически проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по описям дел.
13.5.4. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке, а также принимает меры по восстановлению утраченного документа.
При утрате правового акта экспертная комиссия вправе решить вопрос о замене утраченного подлинника документа копией электронного документа из СЭД.
Правовые акты восстанавливаются путем распечатывания из СЭД с воспроизведением всех необходимых реквизитов, за исключением личной подписи должностных лиц в случае их отсутствия. Восстановленные таким образом документы считаются копиями утраченных правовых актов. Они сопровождаются ксерокопиями с подлинников (при их наличии) и вкладываются в формируемые дела. Восстановленные копии правовых актов заверяются подписями руководителя органа администрации города и начальника отдела, ответственного за хранение подлинников документов.
13.5.5. Выдача дел другим органам или организациям производится в исключительных случаях с разрешения руководителя с обязательным помещением в дело заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. Обязательные реквизиты акта: дата и место составления; дата и номер выдаваемого дела (документа); должность, подпись и расшифровка подписи лица, ответственного за делопроизводство; должность, подпись и расшифровка подписи представителя принимающей стороны.
При производстве правоохранительными органами выемки документов оформляется протокол выемки.