8. Расчетные и платежные документы (далее - платежные документы), представляемые предприятием в департамент финансов, должны быть оформлены в соответствии с нормативными документами Банка России и Министерства финансов Российской Федерации.
9. При наличии электронного документооборота между предприятием и департаментом финансов платежные документы представляются в электронном виде, подписанные электронной подписью уполномоченного лица предприятия (далее - электронное платежное поручение). При отсутствии электронного документооборота платежные документы оформляются с использованием технических средств на бумажных носителях в двух экземплярах (далее - платежное поручение на бумажном носителе).
Первый экземпляр платежного поручения на бумажном носителе оформляется подписями должностных лиц предприятия, является основанием для департамента финансов для осуществления кассового расхода на лицевом счете предприятия и прилагается к выписке из лицевого счета предприятия, остающейся в документах операционного дня департамента финансов.
Второй экземпляр платежного поручения на бумажном носителе с отметкой департамента финансов возвращается предприятию.
10. Предприятием представляются в департамент финансов следующие платежные документы, служащие основанием платежей:
1) копии нормативных правовых актов Костромской области, распорядительные акты главных распорядителей, распорядителей средств областного бюджета по расходованию средств областного бюджета;
2) договор (государственный контракт) на поставку товаров, выполнение работ и оказание услуг, заключенный в любой предусмотренной для совершения сделок форме, если законом для договоров данного вида не установлена определенная форма;
3) документы, подтверждающие возникновение у предприятия денежных обязательств по оплате за поставленные товары (счет или счет-фактура, накладная или акт приема-передачи), выполненные работы, оказанные услуги (счет, счет-фактура, акт выполненных работ, справка о стоимости выполненных работ и затрат);
4) иные, необходимые для осуществления текущего контроля, установленные законодательством документы, подтверждающие возникновение денежных обязательств у предприятия.
Платежные документы, служащие основанием платежей, указанные в подпунктах 2-4 настоящего пункта, представляются в подлинном экземпляре с визой руководителя предприятия.
После проверки уполномоченным сотрудником департамента финансов платежные документы, служащие основанием платежа, при представлении платежного поручения на бумажном носителе возвращаются предприятию и подлежат хранению у предприятия. Ответственность за сохранность указанных документов несет предприятие.
Платежные документы, служащие основанием платежа, при представлении электронных платежных поручений представляются в департамент финансов в сканированном виде подлинных экземпляров документов, подписанные электронной подписью уполномоченного лица предприятия. Ответственность за подлинность сканированных копий документов несет предприятие.
11. Оформленные предприятием электронные платежные поручения или платежные поручения на бумажном носителе принимает уполномоченный сотрудник департамента финансов, который проверяет правильность оформления электронного платежного поручения или платежного поручения на бумажном носителе на соответствие электронной подписи уполномоченного лица предприятия или подписей имеющимся образцам в карточке образцов подписей предприятия соответственно, правильность указанных банковских реквизитов.
В случае если дата платежного поручения на бумажном носителе не соответствует дате фактического его представления в департамент финансов более чем на один рабочий день, представитель предприятия указывает на втором экземпляре платежного поручения на бумажном носителе дату его фактического представления, заверенную подписью этого представителя.
Платежные документы подлежат проверке уполномоченным сотрудником департамента финансов по следующим параметрам:
1) наличие указанного(ых) кода (кодов) бюджетной классификации Российской Федерации (далее - КБК);
2) соответствие указанного КБК текстовому назначению платежа, исходя из содержания текста назначения платежа, в соответствии с утвержденным в установленном порядке Министерством финансов Российской Федерации порядком применения бюджетной классификации Российской Федерации;
3) соответствие содержания операции по оплате денежных обязательств на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг, исходя из документа-основания, коду КБК и содержанию текста назначения платежа, указанным в документе, наличие соответствующих подписей, виз и печатей на документах;
4) непревышение суммы, указанной в платежном документе, над суммой неиспользованного остатка средств по соответствующему КБК, учтенного на лицевом счете предприятия.
12. В случае если форма или информация, указанная в платежных документах, не соответствует требованиям, установленным пунктами 10, 11 настоящей Инструкции, департамент финансов возвращает представленные документы предприятию не позднее рабочего дня, следующего за днем представления предприятием документов, с указанием причины возврата.
Возврат электронного платежного поручения осуществляется уполномоченным сотрудником департамента финансов путем включения его в реестр отклоненных документов с заполнением кода причины отклонения документа.
13. При соответствии представленных платежных документов требованиям, установленным настоящей Инструкцией, документы принимаются к исполнению уполномоченным сотрудником департамента финансов.
В платежном поручении, представленном на бумажном носителе, уполномоченным сотрудником департамента финансов проставляется отметка, подтверждающая санкционирование оплаты денежных обязательств предприятия с указанием даты, подписи, расшифровки подписи, содержащей фамилию, инициалы указанного сотрудника.
Электронное платежное поручение принимается к исполнению путем включения его в реестр платежных поручений уполномоченным сотрудником департамента финансов.