N п/п | Наименование сведений об электронном документе | Комментарий по заполнению РКК | Входящий документ | Исходящий документ | Внутренний документ | НПА | Обращения граждан <*> | |||||
Обязательность заполнения | Наименование поля в РКК | Обязательность заполнения | Наименование поля в РКК | Обязательность заполнения | Наименование поля в РКК | Обязательность заполнения | Наименование поля в РКК | Обязательность заполнения | Наименование поля в РКК | |||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 |
1. | Адресант | Вносится полное официальное наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - автора документа. Для входящего документа заполняется путем выбора из Справочника адресатов. При получении входящего документа посредством системы межведомственного электронного документооборота поле Внутренний корреспондент уже заполнено автоматически. При регистрации исходящего и внутреннего документа поле заполнено автоматически в соответствии с организационной структурой органов исполнительной власти Волгоградской области, может быть откорректировано путем выбора из справочника Организационной структуры | Обязательно | Наименование корреспондента | Обязательно | Структурное подразделение | Обязательно | Структурное подразделение | Отсутствует | - | Обязательно | ФИО заявителя |
Адрес заявителя | ||||||||||||
Электронная почта | ||||||||||||
Внутренний корреспондент | Социальное положение | |||||||||||
2. | Адресат | Вносится полное официальное наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - корреспондента (получателя документа) (в соответствии с реквизитом "Адресат" на документе). Для входящего документа, НПА - поле заполняется автоматически. Для исходящего документа заполняется из Справочника адресатов (для внешних корреспондентов - поле Адресаты) либо из справочника Организационной структуры органов исполнительной власти Волгоградской области и учреждений - пользователей АСЭД (при отправке документа посредством межведомственного электронного документооборота - поле Внутренние адресаты). Для внутреннего документа указывается в маршруте прохождения документа | Обязательно | Подразделение-получатель | Обязательно | Адресаты | Обязательно | Указывается в маршруте прохождения документа | Обязательно | Структурное подразделение | Дополнительно | Кому направлено |
Внутренние адресаты | ||||||||||||
3. | Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ | Заполняется в соответствии с реквизитом "Подпись" на документе. Для входящего документа заполняется путем выбора из Справочника адресатов (для документов, поступивших от внешних корреспондентов). При получении документа посредством межведомственного электронного документооборота поле уже заполнено в соответствии со структурой органа исполнительной власти или учреждения (пользователя АСЭД). Для исходящего, внутреннего документа указывается в маршруте прохождения документа (в этапе - На подписание путем выбора из справочника Организационной структуры) | Обязательно | Подписывающий | Обязательно | Указывается в маршруте прохождения документа | Обязательно | Указывается в маршруте прохождения документа | Обязательно | Подписывающий | Обязательно | ФИО заявителя |
Внутренний подписывающий | ||||||||||||
4. | Вид документа | Заполняется в соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа, соответствует реквизиту "Вид документа". Для всех видов документов заполняется путем выбора из выпадающего списка. При заполнении следующей РКК проставляется автоматически в соответствии с предыдущим выбором, при необходимости поле может быть откорректировано | Обязательно | Вид документа | Обязательно | Вид документа | Обязательно | Вид документа | Обязательно | Вид документа | Обязательно | Вид документа |
Вид обращения | ||||||||||||
Форма обращения | ||||||||||||
5. | Дата документа | В РКК переносится дата, присвоенная автором документа, или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует, соответствует реквизиту "Дата документа". Для исходящего, внутреннего документа проставляется автоматически | Обязательно | Дата документа | Обязательно | Дата регистрации | Обязательно | Дата регистрации | Обязательно | Дата документа | Дополнительно | Дата исходящего |
6. | Номер документа | В РКК переносится регистрационный номер документа, присвоенный автором документа | Обязательно | Исходящий рег. номер | Обязательно | Регистрационный номер | Обязательно | Регистрационный номер | Обязательно | Номер документа | Дополнительно | Исходящий номер |
7. | Дата поступления документа | Заполняется в соответствии с отметкой о поступлении документа в орган исполнительной власти Волгоградской области | Обязательно | Дата регистрации | Отсутствует | - | Отсутствует | - | Обязательно | Дата регистрации | Обязательно | Дата регистрации |
8. | Входящий номер документа | Номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе) | Обязательно | Регистрационный номер | Отсутствует | - | Отсутствует | - | Обязательно | Регистрационный номер | Обязательно | Регистрационный номер |
9. | Ссылка на регистрационный номер и дату документа | Обязательно оформляется при подготовке писем-ответов. Сведения переносятся с инициативного документа и соответствуют регистрационному номеру документа и дате. В АСЭД формируется автоматически при подготовке ответного письма на документ-запрос (закладка Связанные документы) | Отсутствует | - | Дополнительно | Закладка (Связанные документы) | Отсутствует | - | Отсутствует | - | Отсутствует | - |
10. | Наименование текста (заголовок к тексту документа) | Переносится заголовок к тексту документа. При его отсутствии формулируется краткое содержание документа. Для всех видов документов вводится с клавиатуры | Обязательно | Краткое содержание | Обязательно | Краткое содержание | Обязательно | Краткое содержание | Обязательно | Краткое содержание | Обязательно | Краткое содержание |
11. | Индекс дела | Указывается Индекс дела в соответствии с номенклатурой дел, в которое помещен исполненный документ и ответ на него. Вносится с клавиатуры или путем выбора из справочника Номенклатура дел | Обязательно | Индекс дела | Обязательно | Индекс дела | Обязательно | Индекс дела | Обязательно | Индекс дела | Обязательно | Индекс дела |
12. | Сведения о переадресации документа | Указываются на основании резолюции на документе. Информация представлена в маршруте прохождения документа в формате: задача - фамилия И.О. пользователя АСЭД - срок исполнения - текст поручения, комментарии | Дополнительно | Указывается в маршруте прохождения документа | Дополнительно | Указывается в маршруте прохождения документа | Дополнительно | Указывается в маршруте прохождения документа | Дополнительно | Указывается в маршруте прохождения документа | Дополнительно | Указывается в маршруте прохождения документа |
13. | Количество листов основного документа | Указывается количество листов основного документа, вводится с клавиатуры | Дополнительно | Количество листов | Дополнительно | Количество листов | Дополнительно | Количество листов | Дополнительно | Количество листов | Дополнительно | Кол-во листов |
14. | Количество приложений | Указывается количество приложений к документу. Значение вводится с клавиатуры | Дополнительно | Количество приложений | Дополнительно | Количество приложений | Дополнительно | Количество приложений | Дополнительно | Количество приложений | Дополнительно | Количество приложений |
15. | Общее количество листов приложений | Указывается общее количество листов приложений, значение вводится с клавиатуры | Дополнительно | Общее количество листов приложений | Дополнительно | Общее количество листов приложений | Дополнительно | Общее количество листов приложений | Дополнительно | Общее количество листов приложений | Дополнительно | Общее количество листов приложений |
16. | Указания по исполнению документа | Указания руководителя по исполнению документа, определяющие содержание поручения, срок его исполнения, автора и дату резолюции. Указывается в маршруте прохождения документа | Обязательно | Указывается в маршруте прохождения документа | Отсутствует | - | Отсутствует | - | Обязательно | Указывается в маршруте прохождения документа | Обязательно | Указывается в маршруте прохождения документа |
17. | Должность, фамилия и инициалы исполнителя | Вносится информация об исполнителе (исполнителях) - должность, фамилия и инициалы исполнителя | Обязательно | Указывается в маршруте прохождения документа | Обязательно | Автор | Обязательно | Автор | Обязательно | Указывается в маршруте прохождения документа | Обязательно | Указывается в маршруте прохождения документа |
18. | Отметка об исполнении документа и направлении его в дело | Вносятся краткие сведения об исполнении документа с указанием даты или срока исполнения, регистрационный номер и дата подготовленного документа. Указывается в маршруте прохождения документа | Обязательно | Указывается в маршруте прохождения документа | Отсутствует | - | Отсутствует | - | Обязательно | Указывается в маршруте прохождения документа | Обязательно | Указывается в маршруте прохождения документа |
Отметка об исполнении | ||||||||||||
________________
<*> В соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" РКК обращения гражданина содержит иные сведения, являющиеся обязательными для заполнения, а также дополнительные сведения - о повторности и причине обращения.