5.2.1. Первичная обработка поступающих в Комитет документов осуществляется централизованно сотрудниками службы делопроизводства.
При первичной обработке документов проверяется правильность адресования и целостность упаковки.
Первичная обработка документов, поступивших по АСЭД, осуществляется в порядке, установленном нормативными правовыми актами Волгоградской области, регулирующими отношения в сфере межведомственного электронного (безбумажного) документооборота, и настоящей Инструкцией.
Ошибочно поступившие, поступившие без сопроводительного письма или приложений документы пересылаются по принадлежности или возвращаются обратно отправителю с сопроводительным письмом, в порядке и в сроки, установленные нормативными правовыми актами Российской Федерации, Волгоградской области и настоящей Инструкцией.
5.2.2. Документы проходят первичную обработку в день поступления, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день.
Документы, поступившие с отметками "Срочно", "Вручить немедленно", "Оперативно", незамедлительно проходят первичную обработку и докладываются председателю или в случае его отсутствия - заместителю председателя по профилю деятельности.
Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма.
Электронные сообщения, адресованные председателю или направленные в адрес Комитета, распечатываются и докладываются председателю или в случае его отсутствия - заместителю председателя по профилю деятельности.
Электронные сообщения, заверенные электронной подписью, подлежат обработке по правилам, предусмотренным для поступающей (входящей) документации.
Поступившая (входящая) документация, имеющая гриф ограничения доступа к документу, без вскрытия конверта передается председателю, остальная поступившая (входящая) документация вскрывается, проверяется на наличие вложенных документов и приложений, соответствие адресов.
При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним - составляется акт в трех экземплярах (один акт остается в службе делопроизводства, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа).
На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".
5.2.3. В случаях, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля может подтвердить время отправления и получения документа, конверты не уничтожаются и прикладываются к документу. Остальные конверты уничтожаются в установленном порядке.
5.2.4. Поступившая (входящая) документация распределяется на регистрируемые и не подлежащие регистрации документы.
Не подлежат регистрации:
пригласительные, поздравительные письма и телеграммы;
билеты;
планы и программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий;
документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые и финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма;
рекламные, коммерческие предложения, в т.ч. поступившие по электронной почте;
печатные издания;
унифицированные формы и бланки документов.