9.2.1. Электронные документы, образы и (или) электронные документы с прикрепленными образами поступают по АСЭД с РКК.
9.2.2. Электронные документы, в том числе электронные документы с прикрепленными образами, поступающие по АСЭД, в обязательном порядке проходят проверку:
а) подлинности ЭП лица, подписавшего электронный документ;
б) правильности адресата;
в) наличия приложений, если они указаны в тексте электронного документа.
При положительном результате проведения проверки электронный документ и (или) электронный документ с прикрепленным образом принимается к исполнению и подлежит обработке в АСЭД, при отрицательном - незамедлительно возвращается отправителю с указанием причин возврата.
9.2.3. В случае соблюдения установленных требований электронный документ и (или) электронный документ с прикрепленным образом регистрируется и направляется на предварительное рассмотрение.
После проведения первичной обработки электронного документа, поступившего на бумажном носителе, осуществляется его сканирование, регистрация в АСЭД путем создания РКК, в которую вносятся основные обязательные реквизиты электронного документа, и формируется маршрут прохождения электронного документа в зависимости от вида и содержания документа.
Включение в АСЭД образа осуществляется только после его сравнения с подлинником документа.
9.2.4. Прием электронных документов или электронных документов с прикрепленными образами от участников АСЭД и их регистрация в АСЭД, создание их образов и прикрепление к электронным документам, введение их в АСЭД и их регистрация в АСЭД, а также проверка электронных документов и образов в соответствии с п. 9.2.2 настоящей Инструкции осуществляются сотрудниками службы делопроизводства.
Проверка отправляемых электронных документов и образов в соответствии с п. 9.2.2 настоящей Инструкции осуществляется сотрудником службы делопроизводства.
Регистрация отправляемых электронных документов или образов участникам АСЭД и их отправка осуществляются сотрудником, являющимся исполнителем электронного документа, после исполнения.
9.2.5. При передаче электронных документов, образов и (или) электронных документов с прикрепленными образами на рассмотрение, исполнение или подписание, а также их отправке и последующем их хранении вместе с электронными документами и (или) электронными документами с прикрепленными образами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.
9.2.6. Для сканирования документа в целях создания образа и последующего вложения в АСЭД используются следующие параметры:
размер документа - А4;
формат файла - PDF;
цветовая палитра - цветной;
разрешение - 200 dpi (200 точек на дюйм).
9.2.7. Электронный документ, образ и (или) электронный документ с прикрепленным образом направляется на рассмотрение и подготовку резолюции.
Уполномоченное лицо формирует резолюцию (поручение (указание) по исполнению) путем добавления задачи в существующий маршрут прохождения электронного документа, внесения текста резолюции (поручения (указания) по его исполнению), информации об исполнителе, сроках исполнения, комментариев.
9.2.8. Постановка электронного документа, образа и (или) электронного документа с прикрепленным образом на контроль осуществляется путем изменения маршрута прохождения поступившего (входящего) электронного документа, добавления задачи "На контроль" с указанием данных о сотруднике, его осуществляющем и имеющем право снять задачу с контроля после исполнения электронного документа, сроках исполнения электронного документа.
9.2.9. Исполнение электронного документа, образа и (или) электронного документа с прикрепленным образом, поступившего по АСЭД, включает в себя:
ознакомление с поступившим (входящим) электронным документом;
согласование и (или) направление поступившего (входящего) электронного документа на исполнение другим исполнителям путем изменения маршрута прохождения, добавления задачи с указанием исполнителя, сроков исполнения, внесения комментариев;
назначение ответственного за исполнение поступившего (входящего) электронного документа путем добавления соответствующей задачи в маршрут прохождения с указанием информации о сотруднике, осуществляющем контроль, и сроках исполнения;
непосредственное исполнение поступившего (входящего) электронного документа, осуществляемое внесением информации об исполнении в РКК, или путем прикрепления файла с отчетом об исполнении, или путем подготовки отправляемого (исходящего) электронного документа и (или) электронного документа с прикрепленным образом;
снятие электронного документа и (или) электронного документа с прикрепленным образом с контроля при исполнении всех выданных поручений и поставленных задач сотрудником, имеющим право снять электронный документ с контроля после его исполнения.
9.2.10. Подготовка отправляемых (исходящих) электронных документов, образов и (или) электронных документов с прикрепленными образами осуществляется с использованием АСЭД и включает в себя: