Недействующий

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В КОМИТЕТЕ СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ (с изменениями на: 10.03.2017)


8.5. Передача дел на архивное хранение


8.5.1. В архив Комитета (далее именуется - архив) передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу через 2 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.

8.5.2. Передача в архив личных дел государственных гражданских служащих Волгоградской области, уволенных с государственной гражданской службы Волгоградской области, осуществляется кадровиком по истечении 10 лет со дня увольнения государственных гражданских служащих Волгоградской области с государственной гражданской службы Волгоградской области.

8.5.3. Передача документов в архив производится по утвержденным описям дел.

8.5.4. Дела временного срока хранения (до 10 лет) передаче в архив не подлежат и хранятся в структурных подразделениях Комитета, а по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

8.5.5. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному сотрудником службы делопроизводства и согласованному с руководителями структурных подразделений Комитета.

8.5.6. Прием дел производится сотрудником, уполномоченным на ведение деятельности архива (далее именуется - архивист), с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (на каждом экземпляре описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи архивиста и сотрудника, передавшего дела).

8.5.7. При ликвидации структурного подразделения Комитета руководитель ликвидируемого структурного подразделения в период проведения организационно-штатных мероприятий организует формирование всех имеющихся документов в дела, оформление дел и передачу их в структурное подразделение, создаваемое взамен ликвидируемого и выполняющее все или часть его полномочий.

При отсутствии структурного подразделения, создаваемого взамен ликвидируемого и выполняющего все или часть его полномочий, дела передаются в архив независимо от сроков хранения.

8.5.8. При реорганизации Комитета руководители структурных подразделений в период проведения реорганизационных мероприятий организуют формирование всех имеющихся документов в дела, оформление дел и передачу их в службу делопроизводства.

Руководитель службы делопроизводства несет персональную ответственность за сохранность и последующую передачу документов в другой орган исполнительной власти, являющийся правопреемником по исполнению полномочий реорганизованного Комитета, независимо от сроков хранения (передача дел осуществляется по описям дел и сводной номенклатуре дел).

8.5.9. При ликвидации Комитета руководители структурных подразделений в период проведения реорганизационных мероприятий организуют формирование всех имеющихся документов в дела, оформление дел и передачу их в службу делопроизводства.

Руководитель службы делопроизводства несет персональную ответственность за сохранность и последующую передачу документов в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области", а документов по личному составу в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив документов социально-правовой защиты граждан Волгоградской области". Передача дел осуществляется по описям дел и сводной номенклатуре дел.