9.1.1. В Комитете создаются, обрабатываются и хранятся:
документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов, предварительно созданных на бумажном носителе.
Порядок создания, согласования, подписания, контроля, исполнения, отправки и регистрации документов, создаваемых в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, а также электронных образов документов, полученных в результате сканирования документов, предварительно созданных на бумажном носителе, соответствует порядку создания, согласования, подписания, контроля, исполнения, отправки и регистрации аналогичных документов на бумажном носителе, с учетом особенностей, установленных настоящим разделом.
9.1.2. К документам, создаваемым исключительно в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе (далее именуется - электронный документ), относится переписка между Комитетом и участниками АСЭД по вопросам размещения государственного заказа, организационным, правовым, административно-хозяйственным вопросам, а также о согласовании проектов правовых актов и (или) содержащая в качестве приложений:
плановые и отчетные документы, подлежащие обобщению;
информационные и справочные документы;
иные документы по оперативным вопросам, за исключением документов, содержащих персональные данные и сведения ограниченного доступа, а также документов, к которым действующими нормативными правовыми актами Российской Федерации или Волгоградской области устанавливается требование об их составлении на бумажном носителе.
9.1.3. В электронный образ документа, полученного в результате сканирования документа, предварительно созданного на бумажном носителе (далее именуется - образ), переводятся все виды документов, поступивших (входящих) в Комитет на бумажном носителе или созданных в Комитете на бумажном носителе и подлежащих регистрации, за исключением документов, содержащих персональные данные, сведения ограниченного доступа, а также документов, к которым действующими нормативными правовыми актами Российской Федерации или Волгоградской области устанавливается требование об их составлении на бумажном носителе.
9.1.4. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в АСЭД.
Образы прикрепляются к электронному документу и (или) вносятся, обрабатываются и хранятся в АСЭД, дополнительно к оригиналу образа, хранящемуся на бумажном носителе.
Единицей учета электронного документа или образа является электронный документ или образ, зарегистрированный в АСЭД.
Электронный документ, имеющий приложения (в том числе в виде образов), регистрируется как один документ.
9.1.5. Электронный документ и его реквизиты должны быть оформлены в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, регулирующих делопроизводство и электронный документооборот в органах исполнительной власти Волгоградской области, и настоящей Инструкции.
9.1.6. Электронные документы подписываются средствами электронной подписи (далее именуется - ЭП) в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Волгоградской области, регулирующими порядок использования ЭП.
Используемые средства ЭП должны быть сертифицированы в установленном порядке в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
9.1.7. Состав электронных документов, используемых в деятельности Комитета, и состав документов, не подлежащих сканированию для создания образов, устанавливается приказом Комитета с учетом особенностей документооборота, осуществляемых Комитетом полномочий и в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Волгоградской области.
Виды электронных документов и (или) образов, используемых в деятельности Комитета, формируются в дела, указываются в номенклатуре дел Комитета и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
9.1.8. Электронные документы после их исполнения подлежат обязательному хранению в электронных архивах АСЭД в течение сроков хранения, предусмотренных законодательством для аналогичных документов на бумажных носителях.
9.1.9. Электронные документы подлежат хранению в том же формате, в котором они были сформированы, отправлены или получены.
9.1.10. Хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующих сертификатов ключей ЭП и программного обеспечения, обеспечивающего возможность проверки ЭП хранимых электронных документов.
9.1.11. После истечения установленного срока хранения:
электронные документы временного срока хранения подлежат уничтожению;
электронные документы постоянного срока хранения подлежат передаче на хранение в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.