5.1.1. Движение документов в Комитете с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки и (или) помещения в дело образует документооборот и организуется при соблюдении следующих основных принципов:
а) централизации операций по приему и отправке документов;
б) распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);
в) организация предварительного рассмотрения поступающих документов;
г) исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;
д) однократность регистрации документов;
е) устранение необоснованных согласований проектов документов;
ж) регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.
5.1.2. В документообороте Комитета выделяются следующие документопотоки:
а) поступающая (входящая) документация;
б) отправляемая (исходящая) документация;
в) внутренняя документация.
5.1.3. В составе поступающей (входящей) и отправляемой (исходящей) документации выделяются:
письма (обращения) граждан, а также письма и запросы, направляемые в адрес граждан;
обращения пользователей информацией и письма, направляемые в их адрес;
документы, поступившие из Волгоградской областной Думы, и письма, направляемые в Волгоградскую областную Думу;
документы, поступившие из органов исполнительной власти Волгоградской области, а также письма и запросы, направляемые органам исполнительной власти Волгоградской области;
документы, поступившие из федеральных органов государственной власти, в том числе их территориальных подразделений, а также письма и запросы, направляемые федеральным органам государственной власти, в том числе их территориальным подразделениям;
документы, поступившие из органов местного самоуправления Волгоградской области и иных субъектов Российской Федерации, а также письма и запросы, направляемые органам местного самоуправления Волгоградской области и иным субъектам Российской Федерации;
документы, поступившие от иных организаций и лиц, не указанных в настоящем пункте, и письма и запросы, направляемые в их адрес.
5.1.4. В составе внутренней документации выделяются:
а) нормативные и не нормативные правовые акты Комитета;
б) протоколы заседаний, совещаний (совещательных, координационных, экспертных органов, рабочих групп и т.д.);
в) планы, отчеты, заключения;
г) записки (аналитические, служебные, пояснительные и т.д.);
д) доверенности;
е) договоры, контракты, соглашения.
5.1.5. Доставка и отправка документов в Комитете осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, электросвязи, нарочным и посредством электронной почты.