8.3.1. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:
экспертизу ценности документов;
оформление дел;
составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;
составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.
8.3.2. Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения организуется в соответствии с положением об ЭК.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется: отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив Комитета; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с отметкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании нормативных правовых актов Российской Федерации, Волгоградской области, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Комитета.
8.3.3. По завершении года и по результатам экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение. Правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение приведены в приложении 16.
Форма листа-заверителя дела приведена в приложении 17.
Форма внутренней описи документов приведена в приложении 18.
Форма обложки (титульного листа) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу приведена в приложении 19.
Оформление дел в каждом структурном подразделении производится сотрудниками при методической помощи и под контролем службы делопроизводства и ЭК.
8.3.4. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
Опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел Комитета.
8.3.5. В каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно.
По указанным описям документы сдаются в архив Комитета.
Форма описи дел структурного подразделения приведена в приложении 20.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
8.3.6. Описи дел структурных подразделений служат основой для подготовки сводной описи дел Комитета, которую готовит сотрудник службы делопроизводства.
По сводной описи дел Комитета дела сдаются на государственное хранение в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области".