8.1.1. Документальный фонд Комитета - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд Комитета составляют документы, созданные в Комитете и полученные им в результате взаимодействия с другими государственными органами, органами местного самоуправления, юридическими и физическими лицами.
8.1.2. Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Комитета и представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Комитете, с указанием сроков их хранения, и оформленный в соответствии с правовыми актами, рекомендациями и методическими указаниями органов Российской Федерации, Волгоградской области, уполномоченных в сфере государственного управления архивным делом, делопроизводства и документооборота.
Номенклатура дел составляется на основе изучения положения о Комитете, положений о его структурных подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность Комитета, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности Комитета.
Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
8.1.3. Руководители структурных подразделений Комитета не позднее 15 ноября текущего года письменно предоставляют в службу делопроизводства свои предложения по внесению изменений и дополнений в действующую номенклатуру дел Комитета.
8.1.4. Руководитель вновь созданного структурного подразделения Комитета в месячный срок со дня утверждения положения о структурном подразделении разрабатывает номенклатуру дел.
Руководитель службы делопроизводства оказывает руководителю вновь созданного структурного подразделения методическую помощь в разработке номенклатуры и обеспечивает введение номенклатуры вновь созданного структурного подразделения в действие.
8.1.5. Номенклатура дел Комитета составляется службой делопроизводства на основе номенклатур структурных подразделений Комитета.
8.1.6. Номенклатура дел Комитета подписывается руководителем службы делопроизводства, согласовывается с ЭК и утверждается председателем Комитета в порядке, установленном настоящей Инструкцией, не позднее конца текущего года.
Утвержденная номенклатура дел Комитета вводится в действие с 1 января следующего года.
8.1.7. Номенклатура дел утверждается председателем Комитета после согласования с ЭПМК:
один раз в 5 лет;
в случае изменения полномочий и (или) структуры Комитета.
В случае изменения полномочий и (или) структуры Комитета номенклатура утверждается председателем Комитета и вводится в действие в срок не позднее одного месяца со дня вступления в силу правового акта об изменении полномочий и (или) структуры Комитета.
8.1.8. Номенклатура дел готовится в четырех экземплярах:
для помещения в номенклатурное дело и постоянного хранения;
для направления в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области";
для использования в работе службой делопроизводства;
для хранения в архиве Комитета.
Из номенклатуры дел Комитета специалистом службы делопроизводства оформляются выписки для каждого структурного подразделения.
8.1.9. Если в течение года в Комитете возникают новые документированные участки работы и (или) непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуры дел структурных подразделений и номенклатуру дел Комитета.
Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел Комитета оставляются резервные номера.
8.1.10. По окончании года в конце номенклатуры дел Комитета руководителем службы делопроизводства делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения.
Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел Комитета, сообщаются письмом в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области", о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием реквизитов письма.
Образец оформления номенклатуры дел приведен в приложении 15.