6.1. Рассылка правовых актов осуществляется сектором нормативных документов общего отдела согласно листу рассылки, подготовленному разработчиком проекта правового акта в соответствии с инструкцией по делопроизводству. Лист рассылки имеет перечень обязательных адресатов: Ростовская-на-Дону городская Дума и прокуратура города Ростова-на-Дону.
Необходимо указывать, в каком виде (бумажном, электронном) направляются адресатам копии правовых актов.
Адресаты указываются в листе рассылки и в РКПД правового акта в системе "Дело" в соответствии с данными в правовом акте заданиями и поручениями.
Электронные копии правовых актов рассылаются сектором нормативных документов общего отдела адресатам в соответствии с листом рассылки в электронном виде с использованием системы "Дело", бумажные копии - канцелярией общего отдела Администрации города Ростова-на-Дону (далее - канцелярия общего отдела).
Для направления заинтересованным сторонам и исполнителям, не являющимся пользователями системы "Дело", сектор нормативных документов общего отдела представляет копии документов вместе с копиями листов рассылки в канцелярию общего отдела. В необходимых случаях разработчик проекта правового акта представляет полные почтовые адреса получателей.
Правовые акты, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты, в обязательном порядке направляются всем органам и организациям, которым рассылались первоначально эти акты.
Тиражирование и рассылка правовых актов, содержащих сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законом тайну, осуществляются на бумажных носителях отделом по мобилизационной работе, а правовых актов с пометкой "ДСП" - сектором нормативных документов общего отдела.
Тиражирование бумажных копий правовых актов обеспечивается канцелярией общего отдела Администрации города Ростова-на-Дону.
6.2. Сектор нормативных документов общего отдела осуществляет передачу электронных и бумажных версий (копий) нормативных правовых и общественно значимых актов еженедельно для публикации в городской газете "Ростов официальный" и ООО Информационное агентство "КонсультантПлюс".
6.3. Замена или возврат ранее разосланных правовых актов, в том числе с использованием системы "Дело", в случае необходимости, производится по указанию начальника общего отдела Администрации города Ростова-на-Дону.
6.4. Запрещается выносить подписанные подлинники правовых актов Администрации города Ростова-на-Дону из сектора нормативных документов общего отдела, за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством.
6.5. Сектором нормативных документов общего отдела осуществляется изготовление копий правовых актов Администрации города Ростова-на-Дону, хранящихся за последние 5 лет.
Копии правовых актов заверяются круглой печатью сектора нормативных документов заведующим сектором нормативных документов общего отдела Администрации города Ростова-на-Дону. При необходимости - штампом "копия верна".
Выдача копий правовых актов Администрации города Ростова-на-Дону производится:
по письменным заявкам организаций, граждан (их представителей) - в случае, если положениями правового акта затрагиваются права заявителя;
по обращениям руководителей структурных подразделений Администрации города Ростова-на-Дону, отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации города Ростова-на-Дону, юридических и физических лиц - в двухдневный срок после подачи заявления в сектор нормативных документов (форма бланка заявления определена Инструкцией по делопроизводству);
по обращениям депутатов Ростовской-на-Дону городской Думы, Контрольно-счетной палаты города Ростова-на-Дону - в течение одного рабочего дня.
Выдача копий документов регистрируется сквозной нумерацией заявлений на выдачу копий правовых актов Администрации города Ростова-на-Дону.
6.6. В соответствии с законодательством срок временного хранения документов до их передачи на постоянное хранение - 5 лет.
Подлинники подписанных правовых актов в течение указанного времени хранятся в секторе нормативных документов общего отдела.
Передача на постоянное хранение в МКУ "Муниципальный архив города Ростова-на-Дону" производится ежегодно.
6.7. Ознакомление сотрудников Администрации города Ростова-на-Дону с пакетом документов, послужившим основанием для принятия правового акта, осуществляется в секторе нормативных документов общего отдела с письменного разрешения начальника общего отдела Администрации города Ростова-на-Дону.