Записки создаются в исполнительном органе для информационного обмена и деловой переписки между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками.
В зависимости от содержания и предназначения могут быть служебными, докладными, объяснительными, аналитическими.
Служебная записка составляется с целью освещения каких-либо деловых вопросов, касающихся работы исполнительного органа, его структурного подразделения или конкретного работника.
Докладная записка предназначена для доведения важной информации до руководителей вышестоящих инстанций и, как правило, имеет своей целью не просто ознакомление со сложившейся ситуацией или с ходом проведения работ, но и побуждение к принятию неотложных мер, направленных на решение описанной проблемы.
Объяснительная записка является документом, объясняющим вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения поручения, факт нарушения трудовой или технологической дисциплины. Также объяснительные записки используются как сопроводительные сообщения и сопровождают основной документ, например план или отчет. В этом случае объяснительная записка поясняет содержание отдельных положений основного документа, в этом случае записка оформляется на общем бланке организации.
Аналитическая записка содержит обобщенный материал о каких-либо выполненных исследованиях, анализах. Целью ее написания, как правило, является формулирование выводов.
Записка имеет те же реквизиты, что и служебное письмо, с добавлением реквизита "Вид документа".
Записка, подготовленная сотрудником или подразделением, не имеющим своего бланка, оформляется на чистом листе бумаги. В этом случае, если в исполнительном органе ведется учет внутренней переписки, после реквизита "подпись" необходимо оформить реквизиты "дата" и "регистрационный номер" в таком виде:
_______________
N _____________
Допускается оформление объяснительных записок на чистом листе бумаги, независимо от наличия бланка.