Акт - документ, составленный уполномоченными лицами (комиссией), подтверждающий установленный факт, событие, действие.
В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения (акты проверок, обследований, ревизий и т.п.).
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Некоторые акты требуют утверждения.
При составлении актов ревизий и обследований их содержание подписывается должностными лицами, деятельность которых отражается в акте.
Датой акта является дата его составления (утверждения).
Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).
В вводной части указываются распорядительный документ, на основании которого актируется событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата, состав комиссии. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность, и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта.
Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.
Основная (констатирующая) часть текста акта начинается с абзаца. В основной (констатирующей) части излагаются суть, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.
Сведения о количестве напечатанных экземпляров акта и их направлении адресатам помещаются в конце текста перед отметкой о наличии приложений, например:
Составлен в 2 экземплярах:
1-й экземпляр - бухгалтерия,
2-й экземпляр - юридический отдел.
Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.
При наличии приложений ссылка на них делается в конце текста акта перед подписями.
Акт должен быть подписан всеми лицами, принимавшими участие в его составлении (установлении фактов, событий). Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.
Член комиссии, не согласный с содержанием акта, обязан подписать его с оговоркой о своем несогласии (замечания прилагаются). Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.
Акт оформляется на бланке или на стандартных листах бумаги формата А4. Текст печатается прописными буквами размером N 14 через один межстрочный интервал.
Акты имеют следующие реквизиты:
- Гриф утверждения (при необходимости) - печатается в правом верхнем углу первой страницы акта.
Гриф утверждения включает слово УТВЕРЖДАЮ, которое печатается прописными буквами от границы верхнего поля, наименование должности лица, утверждающего акт, личную подпись, ее расшифровку и дату.
- Наименование вида документа - АКТ.
Наименование вида документа отделяется от предыдущего реквизита интервалом 36 пт (1,27 см), печатается прописными буквами, выделяется шрифтом другой насыщенности и выравнивается по центру.
- Номер печатается арабскими цифрами после слова АКТ на той же строке.
- Заголовок акта отделяется от предыдущего реквизита интервалом 6 пт (0,21 см), печатается через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке к тексту акта указывается название или краткое содержание актируемого факта или события. Заголовок должен соответствовать тексту акта, например: