Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на различных заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях, съездах, деловых встречах.
Протоколы заседаний Правительства Севастополя оформляются на бланках в соответствии с положениями Регламента подготовки и проведения заседаний Правительства Севастополя.
Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании, и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющий неотъемлемой частью протокола, например:
Присутствовали: 25 человек (список прилагается).
Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" (Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ (или РЕШИЛИ):
Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов, в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании, при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержались - ...".
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, после него ставится двоеточие. Ниже перечисляются участники заседания (совещания) с указанием их фамилий и инициалов, а также должностей.
В основной части протокола указываются номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов.
Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, который составляет исполнитель, готовивший рассмотрение вопроса.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписки из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке.
Протоколы печатаются на бланке протокола, общем бланке или стандартном листе бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:
- наименование исполнительного органа;
- вид документа - ПРОТОКОЛ (если протокол оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово ПРОТОКОЛ печатается полужирным шрифтом прописными буквами и выравнивается по центру);
- вид заседания (совещания) - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается через один интервал и выравнивается по центру);
- место проведения заседания (совещания);
- дата и номер протокола - дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами;
- основная часть протокола;
- подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).