При создании официальных документов в Правительстве Севастополя и исполнительных органах необходимо соблюдать следующие требования.
Все документы, создаваемые в Правительстве Севастополя и исполнительных органах, кроме распорядительных, должны иметь служебные поля с размерами (мм):
30 - левое;
10 - правое;
20 - верхнее и нижнее.
При оформлении многостраничных документов первый лист документа печатается на бланке, последующие - на обычной бумаге одинакового с бланком формата и качества.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Порядковые номера проставляют посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слов "страница" (стр.) и знаков препинания.
Не допускается внесение исправлений в подписанный документ, а также в согласованный проект документа.
Если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности исполнителя (без фамилии) в дательном падеже, например:
Начальнику организационного отдела сформировать план работы...
В качестве исполнителей могут быть указаны конкретные исполнительные органы или учреждения (организации), например:
Департаменту финансов города Севастополя провести публичные слушания по вопросу...
Если задание выдается группе лиц (комиссии, рабочей группе и т.д.), оно всегда адресуется конкретному лицу - председателю комиссии, руководителю рабочей группы и т.п. Это подчеркивает персональную ответственность руководителя за работу подчиненных и не допускает неоднозначной трактовки адресата задания.
До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, списка рассылки.
Информация об исполнении документа, направлении его в дело, месте хранения вносится в СЭД.
В случае если ответ дается не на все поставленные вопросы, документ остается на контроле. Данный ответ является промежуточным и в СЭД вносится соответствующая отметка.