3.1.1. Документы, создаваемые в Правительстве Севастополя и исполнительных органах, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) и А5 (210 x 148 мм), имеют установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
Для изготовления бланков используется белая бумага (в исключительных случаях - слабо окрашенная в светлые тона).
Бланки разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.
3.1.2. В Правительстве Севастополя и исполнительных органах используются следующие бланки документов:
- бланк Указа Губернатора города Севастополя;
- бланк распоряжения Губернатора города Севастополя;
- бланк отдельного поручения Губернатора города Севастополя;
- бланк постановления Правительства Севастополя;
- бланк распоряжения Правительства Севастополя;
- бланк Губернатора города Севастополя, Председателя Правительства Севастополя для писем;
- бланк заместителя Губернатора - Председателя Правительства Севастополя для писем;
- бланки исполнительных органов.
Образцы бланков документов исполнительных органов утверждаются руководителями этих органов.
Образцы бланков приведены в приложениях N 1 - 7.
3.1.3. Состав реквизитов для бланка письма:
- герб города Севастополя (до принятия закона о гербе города федерального значения Севастополя);
- наименование исполнительного органа (должностного лица - автора документа);
- справочные данные об исполнительном органе (почтовый адрес, номера телефонов, телефона-факса, адрес электронной почты и другие сведения);
- отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;
- отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта.
3.1.4. Для учета бланков допускается проставлять учетные порядковые номера на правом, левом и нижнем полях с тем условием, чтобы на них впоследствии не накладывались текст документа и другие реквизиты. Допускается проставлять учетные порядковые номера на оборотной стороне бланка.
3.1.5. Образцы бланков с воспроизведением герба города Севастополя утверждаются Правительством Севастополя.
3.1.6. Бланки с воспроизведением герба города Севастополя хранятся в сейфах или запираемых шкафах у лиц, ответственных за их учет и хранение.
3.1.7. Управление секретариата, делопроизводства и контроля осуществляет учет изготовления и выдачу бланков для писем с воспроизведением герба города Севастополя под роспись в специальных журналах для каждого вида бланка писем отдельно.
3.1.8. Бланки Губернатора города Севастополя, Председателя Правительства Севастополя для писем выдаются службам делопроизводства структурных подразделений Правительства Севастополя и исполнительных органов, которые ведут учет использования этих бланков.
Бланки заместителя Губернатора - Председателя Правительства Севастополя для писем выдаются сотрудникам, обеспечивающим деятельность заместителей Губернатора - Председателя Правительства Севастополя, которые ведут учет использования этих бланков.
3.1.9. Форма журнала учета выдачи бланков писем приведена в приложении N 8. Листы в журнале учета выдачи бланков нумеруются, прошнуровываются и скрепляются печатью. Сотрудником службы делопроизводства, выполнившим эту работу, делается надпись: "В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью (количество листов цифрами и прописью) листов. Должность сотрудника, подпись, И.О. Фамилия".
3.1.10. Испорченные бланки для писем подлежат уничтожению в службах делопроизводства по месту их использования. Об уничтожении испорченных бланков для писем составляется акт по форме согласно приложению N 9. Допускается акты уничтожения испорченных бланков составлять ежемесячно или ежеквартально, но не реже одного раза по итогам года.