3.4.2.1. Служебное письмо - обобщенное название по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста. Служебное письмо является носителем определенной информации и правовым документом.
3.4.2.2. Служебные письма в Правительстве Севастополя готовятся как:
- ответы о выполнении нормативных и организационно-распорядительных документов, поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, других вышестоящих органов;
- сопроводительные письма;
- ответы на запросы;
- инициативные письма.
3.4.2.3. Руководители подразделений исполнительных органов несут полную ответственность за грамотное изложение сути вопроса, достоверность представленной информации и правильность ссылок на нормативные правовые акты, указываемые в письме.
3.4.2.4. Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, резолюциям руководства.
При подготовке ответов повторение в тексте письма ссылки на реквизиты исходящего номера и даты документа адресата делать не следует.
3.4.2.5. Письма целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.
При подготовке ответа на письмо, содержащее несколько вопросов, решение которых входит в компетенцию различных исполнительных органов, необходимо направить поручения в каждый исполнительный орган отдельно для самостоятельного решения поставленных в письме вопросов с последующим информированием автора письма.
3.4.2.6. В деловой переписке возможно изложение текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.) и от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю, сообщаю и т.д.).
При обращении к адресату учитывается его служебное положение, сфера деятельности и т.д.
При обращении к высшим должностным лицам органов государственной власти, депутатам, президентам компаний фирм, а также к духовным лицам различных вероисповеданий может указываться только должность.
Текст письма, как правило, не должен превышать одной - двух машинописных страниц.
3.4.2.7. Визы на служебном письме проставляются на экземплярах, которые остаются в службе делопроизводства исполнительного органа, на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю. В случае если свободное место для проставления виз отсутствует, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа.
3.4.2.8. Служебные письма печатаются на бланках установленной формы. Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более исполнительных органов, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4, при этом наименования органов власти - авторов документа указываются в реквизите "Подпись".
3.4.2.9. Право подписи на бланках писем имеют:
- на бланке писем Губернатора города Севастополя, Председателя Правительства Севастополя - только Губернатор города Севастополя или лицо, исполняющее его обязанности;
- на бланках писем исполнительного органа - руководители этих органов.
Члены Правительства - директора департаментов города Севастополя имеют право подписи на бланках своего департамента.
3.4.2.10. Служебные письма - ответы на документы, поступившие в адрес Губернатора города Севастополя и Правительства Севастополя, оформляются в соответствии с резолюциями руководителей.
Если в резолюции Губернатора города Севастополя дано поручение подготовить проект ответа, он готовится на бланке письма Губернатора.
Если резолюцией поручено дать ответ, он готовится на бланке письма Правительства или должностном бланке руководителя исполнительного органа - исполнителя документа.
Ответы на контрольные документы Президента Российской Федерации, Аппарата Президента Российской Федерации, Аппарата полномочного представителя Президента РФ в Крымском федеральном округе, Правительства Российской Федерации, прошедшие централизованную регистрацию, направляются исключительно за подписью Губернатора или его заместителей на бланках писем Губернатора или Правительства Севастополя соответственно.
3.4.2.11. Письма в адрес Президента Российской Федерации, Председателя и заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, руководителей федеральных органов исполнительной власти и их территориальных органов в г. Севастополе, руководителей органов прокуратуры, Федеральной службы безопасности РФ, Министерства внутренних дел РФ, председателя Законодательного Собрания города Севастополя подписываются лично Губернатором города Севастополя.
3.4.2.12. Заместителями Губернатора подписываются письма в адрес федеральных органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и их территориальных органов в городе Севастополе, Законодательного Собрания города Севастополя, а также руководителям этих органов соответствующего уровня.
3.4.2.13. Служебные инициативные письма за подписью руководителей исполнительных органов и их заместителей по вопросам, входящим в их компетенцию и письма - ответы на документы, зарегистрированные в службах делопроизводства исполнительных органов, оформляются на бланках исполнительных органов, регистрируются в их службах делопроизводства и отправляются самостоятельно.
3.4.2.14. При подписании документов, проставлении регистрационных номеров, написании резолюции и т.п. используются чернила темного контрастного цвета (синие, черные, фиолетовые).