3.2. Основанием для начала предоставления государственной услуги является представление в Комитет документов, необходимых для проставления штампа "Апостиль", предусмотренных пунктом 2.8 настоящего Административного регламента.
Официальные документы представляются в Комитет заявителем лично либо направляются почтовой связью или курьерской службой доставки.
Датой представления документов является дата их поступления в Комитет.
3.3. Прием и регистрацию официальных документов осуществляет специалист Отдела, уполномоченный принимать документы. При этом официальные документы и заявление заявителя на предоставление государственной услуги, поступившие почтовой связью или доставленные курьерской службой доставки, предварительно регистрируются в структурном подразделении Комитета, осуществляющем документационное обеспечение входящей корреспонденции, и в течение одного рабочего дня передаются специалисту Отдела, уполномоченному принимать документы.
3.4. Специалист Отдела, уполномоченный принимать официальные документы, вносит в журнал учета входящих документов для проставления штампа "Апостиль" (приложение N 3 к Административному регламенту) запись о приеме официальных документов. Максимальный срок выполнения административного действия составляет 5 минут на каждый из представленных официальных документов.
3.5. Специалист Отдела, уполномоченный принимать документы, определяет подведомственность обращения и устанавливает его предмет (знакомится с комплектом представленных документов). Если предметом обращения заявителя не является проставление штампа "Апостиль", осуществляемое Комитетом, специалист Отдела, уполномоченный принимать документы, сообщает заявителю, в какой орган исполнительной власти следует обратиться.
При представлении в Комитет официального документа, исходящего от органа, уполномоченного на государственную регистрацию актов гражданского состояния, на территории иного субъекта Российской Федерации, либо компетентного органа иностранного государства, специалист Отдела, уполномоченный принимать документы, разъясняет заявителю возможность представления указанного документа, по месту нахождения соответствующего уполномоченного органа на проставление штампа "Апостиль".
Максимальный срок выполнения административного действия составляет 5 минут.
3.6. Специалист Отдела, уполномоченный принимать официальные документы, при поступлении документов устанавливает отсутствие оснований для отказа в приеме документов, предусмотренных пунктом 2.13 настоящего Административного регламента.
Максимальный срок выполнения административного действия составляет 10 минут на каждый документ.
3.7. В случае установления оснований для отказа в приеме официальных документов, предусмотренных пунктом 2.13 настоящего Административного регламента, специалист Отдела, уполномоченный принимать документы, незамедлительно сообщает начальнику Отдела (заместителю начальника Отдела) (далее - уполномоченное должностное лицо Комитета) об установлении оснований для отказа в приеме документов.
Уполномоченное должностное лицо Комитета рассматривает основания для отказа в приеме официальных документов, установленные специалистом Отдела, уполномоченным принимать документы.
Максимальный срок выполнения административного действия составляет 10 минут на каждый документ.
3.8. В случае принятия уполномоченным должностным лицом Комитета решения об отказе в приеме официальных документов специалист Отдела, уполномоченный принимать документы, в устной форме разъясняет заявителю основания для отказа в приеме документов, в том числе разъясняет заявителю, как устранить обстоятельства, препятствующие приему документов (если такие обстоятельства устранимы), а также информирует заявителя о порядке обжалования принятого решения об отказе в приеме официальных документов и возвращает заявителю представленные документы.
3.9. По письменному требованию заявителя специалист Отдела, уполномоченный принимать документы, готовит проект письма заявителю об отказе в приеме документов (в письменном требовании заявитель указывает способ получения им такого письма - на руки или почтовой связью).
В проекте письма специалист Отдела, уполномоченный принимать документы, излагает установленные основания для отказа в приеме официальных документов, разъясняет заявителю, как устранить обстоятельства, препятствующие приему документов (если такие обстоятельства устранимы), информирует заявителя о порядке обжалования принятого решения об отказе в приеме официальных документов.
Подготовленный проект письма с приложением официальных документов, представленных заявителем, специалист Отдела, уполномоченный принимать документы, представляет на подпись уполномоченному должностному лицу Комитета.
3.10. Уполномоченное должностное лицо Комитета подписывает письмо об отказе в приеме официальных документов и передает специалисту Отдела, уполномоченному принимать документы.
3.11. Специалист Отдела, уполномоченный принимать документы, выдает письмо об отказе в приеме официальных документов с приложением представленных официальных документов заявителю на руки или передает указанное письмо и официальные документы в отдел Комитета, ответственный за документационное обеспечение исходящей корреспонденции для отправки заявителю.
3.12. В случае поступления официальных документов и заявления о предоставлении государственной услуги почтовой связью или курьерской службой доставки письменный отказ в приеме официальных документов с приложением официальных документов передается в отдел Комитета, ответственный за документационное обеспечение исходящей корреспонденции, для отправки заявителю.
3.13. Срок подготовки письма заявителю об отказе в приеме официальных документов не должен превышать одного рабочего дня со дня представления документов.
3.14. В случае установления отсутствия оснований для отказа в приеме официальных документов, предусмотренных пунктом 2.13 настоящего Административного регламента, специалист Отдела, уполномоченный принимать документы, вносит в журнал учета входящих документов для проставления штампа "Апостиль" (приложение N 3 к Административному регламенту) запись о приеме официальных документов.
Допускается ведение журнала учета входящих документов для проставления штампа "Апостиль" в электронном виде, в том числе с использованием автоматизированных информационных систем.
Максимальный срок выполнения административного действия составляет 5 минут на каждый из представленных официальных документов.
3.15. Специалист Отдела, уполномоченный принимать документы, оформляет расписку в принятии документов на проставление штампа "Апостиль" (приложение N 4 к Административному регламенту), в которой указываются:
дата приема официальных документов;
данные заявителя (фамилия и инициалы физического лица (представителя), наименование юридического лица);
количество принятых официальных документов;
название государства предъявления официальных документов;