3.1. Рассмотрение обращений граждан включает в себя следующие административные процедуры:
- прием и первичная обработка письменных обращений граждан;
- регистрация и аннотирование поступивших обращений;
- направление обращений на рассмотрение;
- рассмотрение обращений в структурных подразделениях администрации сельского поселения Калиновское;
- личный прием граждан;
- постановка обращений граждан на контроль;
- продление срока рассмотрения обращений граждан;
- оформление ответа на обращение граждан;
- предоставление справочной информации о ходе рассмотрения письменного обращения;
- порядок и формы контроля за исполнением обращений граждан.
3.2. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан
3.2.1. Основанием для начала рассмотрения обращений граждан является личное обращение гражданина в администрацию сельского поселения Калиновское или поступление обращения гражданина с сопроводительным документом из государственных органов и органов местного самоуправления для рассмотрения по поручению.
3.2.2. Обращение может быть доставлено непосредственно гражданином либо его представителем, поступить по почте, фельдъегерской связью, по факсу, по электронной почте.
3.2.3. Обращения, присланные по почте, и документы, связанные с их рассмотрением, поступают специалисту, ответственному за прием документов.
3.2.4. Специалист, ответственный за прием документов:
- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;
- проводит сверку реестров на корреспонденцию, поступившую фельдъегерской связью;
- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма прилагает конверт;
- прикладывает к письму поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные документы);
- в случае отсутствия самого текста в письме составляет справку следующего содержания: "Письма в адрес администрации сельского поселения Калиновское нет" с датой и личной подписью, которую прилагает к поступившим документам;
- составляет акт в двух экземплярах на письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма.
Один экземпляр указанных актов хранится в отделе по работе с обращениями, второй приобщается к поступившему обращению.
3.2.5. Специалист, ответственный за прием документов, получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), не вскрывая конверт, сообщает об этом главе сельского поселения Калиновское или заместителю главы администрации и действует в соответствии с их рекомендациями.
3.2.6. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится специалистом, ответственным за делопроизводство и работу с обращениями. Не принимаются обращения, не содержащие фамилии, имени, отчества гражданина и почтового адреса для ответа.
По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка установленной формы с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям граждан.
3.2.7. Обращения, поступившие по факсу, принимаются и регистрируются соответствующим специалистом, ответственным за прием документов.
3.2.8. Обращения, поступившие в виде электронного обращения на электронный почтовый ящик администрации сельского поселения Калиновское (sp_kalinovskoe@pochta.ru) по сети Интернет, принимаются уполномоченным специалистом, распечатываются и регистрируются.