3.2.1. Ответственным за выполнение данной административной процедуры является специалист КУМИ, получивший от начальника общего отдела служебное задание подготовить необходимую информацию по каждому заявлению.
3.2.2. Основанием для начала административной процедуры является получение служебного задания.
3.2.3. Продолжительность административной процедуры - не более 20 календарных дней.
3.2.4. Специалист КУМИ в случае непредставления заявителем документа, указанного в подпункте 4 пункта 2.8 настоящего административного регламента, запрашивает данный документ в порядке межведомственного взаимодействия.
3.2.5. После получения всех необходимых документов специалист КУМИ осуществляет поиск необходимой информации для исполнения заявления.
3.2.6. Для составления архивной справки, выписки или копии специалист КУМИ ведет поиск необходимой информации в следующей последовательности:
1) по паспорту архивного отдела выбирает конкретный фонд;
2) по описям фонда уточняет крайние даты дел, находящихся на хранении в архиве;
3) по описи найденного фонда отмечает номера дел, необходимых для исполнения данного заявления;
4) в архивохранилище осуществляет поиск дел;
5) в найденных делах ведет поиск необходимых листов;
6) на обороте бланка заявления пишет от руки номера фонда, описи, дела и листов;
7) полученную информацию обрабатывает на компьютере.
3.2.7. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия оформляются на бланке КУМИ с обозначением названия документа "Архивная справка", "Архивная выписка", "Архивная копия" и адресуются непосредственно заявителю. При изготовлении ксерокопий документа бланк КУМИ, как правило, не используется.
3.2.8. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке излагаются сведения, имеющиеся в названных документах и относящиеся к вопросу заявления. Допускается цитирование архивных документов.
3.2.9. Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в заявлении, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
3.2.10. В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию использованных документов.
3.2.11. Архивная выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
3.2.12. В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста. Отдельные слова и выражения оригинала, а также исправления, подчистки, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в документе", "Так в тексте оригинала".
3.2.13. После текста архивной справки, выписки или копии указываются архивные шифры (номера фондов, описей и дел) и номера листов единиц хранения документов, послуживших основанием для их составления.
В архивной справке, выписке или копии, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа.
3.2.14. При отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения заявления, на бланке КУМИ готовится:
- ответ об отсутствии запрашиваемых заявителем сведений;
- рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации.
3.2.15. Специалист предоставляет председателю КУМИ (уполномоченному им лицу) подготовленные им документы или письменный ответ на заявление.
3.2.16. Председатель КУМИ (уполномоченное им лицо) рассматривает подготовленные документы или письменный ответ и подписывает их в течение 1 рабочего дня. Архивная справка, выписка или копия заверяются печатью КУМИ.
3.2.17. Рассмотрение заявления считается законченным, если подготовлены необходимые документы или письменный ответ по существу обращения в двух подлинных экземплярах (один для заявителя, второй остается в КУМИ).