Архивное дело как деятельность в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов обеспечивает информационную основу разработки и реализации государственной политики, развития науки и культуры, проведения пенсионной реформы. Востребованность ретроспективной документной информации для решения задач социально-экономического развития страны, государственного управления делает архив надежным, адресным, оперативным информационным звеном управленческой деятельности органов государственной власти.
Архивная отрасль Владимирской области представлена уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела, которым является Министерство по организации деятельности мировых судей, органов ЗАГС и архивов Владимирской области, государственным бюджетным учреждением Владимирской области "Государственный архив Владимирской области" (далее - государственный архив, ГБУВО "ГАВО"), 20 муниципальными архивами.
(в ред. постановления Правительства Владимирской области от 17.04.2023 N 251)
Обеспечивая постоянное хранение более 2 млн. 400 тыс. единиц хранения (далее - ед. хр.) архивных документов, в том числе более 500 тыс. ценных и особо ценных дел, 78 уникальных документов Государственного реестра, архивы выполняют важные функции по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на территории Владимирской области, и предоставлению государственных и муниципальных услуг населению. Документы, хранящиеся в архивах Владимирской области, охватывают период с 16 века по настоящее время и разносторонне характеризуют материальную и духовную жизнь нашего общества, имеют историческое, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являются неотъемлемой частью историко-культурного наследия не только Владимирской области, но и Российской Федерации.
Ежегодно архивный фонд пополняется на 20 тыс. ед. хр., из них 6 - 8 тыс. ед. хр. - документы постоянного срока хранения и 12 - 14 тыс. ед. хр. - документы по личному составу, отражающие отношения между работниками и работодателями. Данные о составе хранящихся дел вносятся в ежегодно актуализируемую общероссийскую отраслевую базу данных "Архивный фонд" и доступны в сети Интернет для всех категорий пользователей.
Источниками комплектования архивов области являются 540 организаций различных форм собственности, 50% которых ежегодно охватываются контрольными и организационно-методическими мероприятиями.
На основании хранящихся документов архивами ежегодно исполняются более 60 тысяч запросов граждан Российской Федерации, а также жителей ближнего и дальнего зарубежья.
Загруженность читальных залов государственного архива не снижается и в среднем составляет 87% в месяц.
Архивохранилища государственного архива размещены в 4 зданиях общей площадью 4535 кв. м, лишь одно из которых является специализированным, на Октябрьском пр-те, 40-а (бывший архив обкома КПСС). Остальные являются приспособленными: на ул. Батурина, 8-а - памятник архитектуры регионального значения Воскресенская церковь, XVIII в., здание, подлежащее передаче Русской Православной Церкви; на ул. Урицкого, 55 - здание 2-й половины XVIII в. (бывший винный склад); на 2-м Почаевском проезде, 7 - часть здания, расположенного в промышленной зоне.
За период реализации государственной программы Владимирской области "Развитие архивного дела" (далее - государственная программа) выполнены следующие мероприятия, значительно улучшившие условия хранения документов: выполнено оборудование современной системой пожарной сигнализации, техническое перевооружение газовой котельной в здании архивохранилища по адресу: г. Владимир, ул. Батурина, 8-а; произведен перевод угольной котельной на газовое топливо, установлена система вентиляции и кондиционирования на первом этаже в здании архивохранилища по адресу: г. Владимир, ул. Урицкого, 55; восстановлено функционирование грузопассажирского лифта, произведен ремонт крыши, осуществлен текущий ремонт фасада здания архивохранилища по адресу: г. Владимир, Октябрьский пр-т, 40-а; приобретены средства санитарно-гигиенической обработки документов, оборудование для проведения реставрационных работ, архивные короба.
Проведена замена устаревшего автотранспортного средства, обеспечивающего перемещение архивных документов между территориально удаленными зданиями ГБУВО "ГАВО".
Одним из приоритетных направлений архивного дела на современном этапе, с учетом сложившейся ситуации по распространению коронавирусной инфекции, является создание электронных сервисов в архивных учреждениях. С 2021 года в государственном архиве внедряется комплексная автоматизированная информационная система, которая позволит пользователям архивной информацией в удаленном режиме работать в электронном читальном зале с возможностью абонементного просмотра цифровых копий архивных дел и заказа копий их отдельных листов.
Отмечается востребованность официального сайта государственного архива, где обеспечена возможность ознакомления с научно-справочным аппаратом, информацией об оказываемых услугах, контактах, поступлениях документов, виртуальными историко-документальными выставками. За последние 5 лет число обращений к цифровым ресурсам сайта увеличилось более чем в 3,3 раза и составило в 2021 году 32,8 тыс. единиц.
В рамках информационного взаимодействия ГБУВО "ГАВО" с отделением Пенсионного фонда Российской Федерации с 2011 года осуществляется обмен электронными документами, который способствует упрощению получения заявителями государственных услуг, более качественному и доступному обслуживанию населения, сокращает сроки исполнения запросов и получения архивных справок, необходимых для выплат пенсий, льгот и компенсаций.