4.4.1. Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, а также согласование проекта документа с заинтересованными и должностными лицами возлагается на руководителя Подразделения - исполнителя документа.
4.4.2. Представляемый на подпись Губернатору города Севастополя, его заместителям проект документа должен быть завизирован всеми ответственными за его подготовку исполнителями с расшифровкой их подписей.
4.4.3. Срок, в течение которого проект исходящего документа может находиться на согласовании в Подразделении, составляет не более трех рабочих дней.
4.4.4. В случае несогласия с ответом визирующее должностное лицо вносит соответствующие замечания и документ возвращается исполнителю на доработку. При возникновении разногласий между исполнителем и визирующим окончательное решение принимает руководитель, подписывающий документ.
4.4.5. Исходящие документы должны визироваться, подписываться руководителями в течение не более 2 рабочих дней. Подписанные документы передаются помощником в делопроизводственную службу для регистрации и отправки адресатам.
4.4.6. Делопроизводственная служба осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности, правильности адресования, наличия необходимых виз, приложений (подписанных), при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, списка рассылки, соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
4.4.7. К ответу на входящий документ исполнитель обязан приложить подлинник указанного документа.
4.4.8. Письма, являющиеся ответами на поступившие документы, должны регистрироваться в связке с входящим документом, ответом на который они являются.
4.4.9. Если документ содержит не более четырех адресатов, то подписывается каждый экземпляр и экземпляр с визами, который остается в деле для хранения в делопроизводственной службе.
4.4.10. Если документ направляется по списку рассылки (более четырех адресов), то подписывается и регистрируется только первый экземпляр, который тиражируется в количестве, необходимом для рассылки, и экземпляр с визами.
4.4.11. Исходящие письма регистрируются и отправляются в день их регистрации или на следующий рабочий день, за исключением срочной корреспонденции. Исходящие письма отправляются адресатам с использованием почтовой связи, факсимильной, телеграфной, а также фельдъегерской службой.
4.4.12. Документы, подписанные руководителями Подразделений, регистрируются в Подразделении и рассылаются самостоятельно.