5.3.1. Дела со дня их заведения до передачи в Архив или на уничтожение хранятся по месту их формирования.
5.3.2. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.
5.3.3. В каждом структурном подразделении ответственными за сохранность документов и формирование их в дела являются ответственные за делопроизводство. Руководители Подразделений и указанные сотрудники обеспечивают сохранность документов и дел.
5.3.4. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:
- создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;
- размещение дел;
- проверка наличия и состояния документов и дел;
- соблюдение порядка выдачи дел.
5.3.4.1. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.
Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.
5.3.4.2. Дела документального фонда, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Перед передачей дел в Архив проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.
Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, руководителя службы делопроизводства, при реорганизации и ликвидации органа исполнительной власти или его структурного подразделения.
Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра.
Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.
Выдача дел другим Подразделениям производится с разрешения руководителя службы делопроизводства. Выдача дел сотрудникам Подразделений для работы осуществляется под расписку.
На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.
Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения директора соответствующего Департамента или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства, по актам.
5.3.4.4. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Департамента с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.