3.1.4.1. Документы должны быть написаны деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом.
К основным стилевым чертам деловой речи относятся:
- нейтральный тон изложения;
- точность и ясность изложения;
- лаконичность и краткость текста.
3.1.4.2. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа, его основную смысловую нагрузку. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы о чем? (о ком?), например:
(Распоряжение) о создании аттестационной комиссии
3.1.4.3. Заголовок должен содержать две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например:
"О подготовке проекта договора"
Заголовок составляет исполнитель документа.
В заголовке к постановлению или распоряжению о внесении изменений или дополнений в ранее принятые акты указываются вид документа, дата, регистрационный номер и наименование документа, в который вносятся изменения (дополнения).
Если вносятся изменения (дополнения) одновременно в несколько постановлений или распоряжений, то допускается указывать в заголовке только дату и регистрационный номер каждого постановления или распоряжения.
3.1.4.4. Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке указов, постановлений, распоряжений.
3.1.4.5. В официальных документах используются простые распространенные предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами.
3.1.4.6. В документах (указ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
3.1.4.7. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
3.1.4.8. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).
3.1.4.9. В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, его название.
3.1.4.10. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
3.1.4.11. В первой, констатирующей, части указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости могут быть названы ранее изданные нормативные акты или другие документы по данному вопросу, указываются их реквизиты по следующей схеме: название вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок. Например:
В соответствии с Федеральным законом от 8 августа 2001 года N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц" и постановлением Правительства Российской Федерации от 17 мая 2002 года N 319 "Об уполномоченном федеральном органе исполнительной власти, осуществляющем государственную регистрацию юридических лиц"...
3.1.4.12. В преамбуле указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причиной или поводом для издания постановления, распоряжения, а также содержатся ссылки на законы и иные акты, в соответствии с которыми принимается данный документ, например:
"В соответствии со ст. 7 Федерального конституционного закона от 21.03.2014 N 6-ФКЗ "О принятии в Российскую Федерацию Республики Крым и образовании в составе Российской Федерации новых субъектов - Республики Крым и города федерального значения Севастополя"...,
"На основании решения Законодательного Собрания Севастополя...",
"В связи с уточнением размера земельного участка...",
"В связи с кадровыми изменениями...",