4.1.1. Прием, первичная обработка, распределение и регистрация поступающей корреспонденции производятся в делопроизводственной службе Правительства Севастополя.
Доставка документов осуществляется фельдъегерской службой, через почтовое отделение, нарочным, курьерами, организациями и гражданами (через ящик приема документации в здании Правительства Севастополя), с использованием факсимильной, телеграфной связи, с использованием электронной почты.
Обращения граждан, организаций, общественных объединений, другие документы, подлежащие регистрации в Подразделении Правительства по работе с обращениями граждан, а также документы, связанные с их рассмотрением, поступившие в делопроизводственную службу, направляются в соответствующее Подразделение для организации дальнейшей работы.
4.1.2. При приеме документов проверяется правильность доставки, целостность упаковки. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.
При повреждении или недостаче документа составляется акт в 2 экземплярах (приложение N 8), один из которых остается в делопроизводственной службе, другой направляется отправителю документа. В случае если документ принимается в делопроизводство, акт составляется в 3 экземплярах, и третий экземпляр присоединяется к документу. Акт утверждается директором Департамента аппарата Правительства Севастополя.
Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки документов.
При доставке корреспонденции нарочным проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, приложений к ним. При выявлении неустранимых замечаний документы не принимаются.
4.1.3. Предварительное рассмотрение и регистрация поступивших документов, как правило, осуществляются в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения.
Корреспонденция, полученная после 17 часов или в нерабочее время, обрабатывается и регистрируется на следующий рабочий день.
Документы, поступившие из органов высшего уровня, а также документы с отметками "Срочно", "Оперативно", телеграммы, факсограммы и др. регистрируются незамедлительно.
Конверты с пометкой "Лично" не вскрываются и передаются адресату.
4.1.4. Документы, поступившие по электронной почте, факсимильной и телеграфной связью, регистрируются с соблюдением правил и регистрационных форм, установленных для документов на бумажных носителях.
4.1.5. К документам, не подлежащим регистрации, относятся статистические сборники, книги, газеты, журналы и другие периодические издания; рекламные документы и коммерческие предложения; поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты, приглашения, выполненные в виде открыток; документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые и финансовые, поступившие без сопроводительного письма.
4.1.6. Документы, поступившие в нерабочее время, а также выходные и праздничные дни, принимаются ответственным дежурным Правительства Севастополя с обязательной последующей передачей их в делопроизводственную службу для регистрации. Такие документы регистрируются как поступившие в день передачи на регистрацию. О документе, требующем срочного исполнения, ответственный дежурный оперативно докладывает Губернатору города Севастополя в установленном порядке.
4.1.7. Документы, направленные в адрес Губернатора и Правительства Севастополя и полученные их помощниками, минуя делопроизводственную службу, подлежат обязательной передаче для регистрации в СЭД. Передача на исполнение незарегистрированных документов не допускается.
4.1.8. Документы, адресованные непосредственно в Подразделения, в комиссии, созданные в Правительстве Севастополя, передаются без регистрации в соответствующее Подразделение.
4.1.9. Документы, направленные в адрес Губернатора и Правительства Севастополя в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", передаются для регистрации и дальнейшего исполнения в Управление по работе с обращениями граждан и организации их личного приема.
4.1.10. Работниками делопроизводственной службы документ регистрируется путем заполнения электронной регистрационно-контрольной карты в СЭД, в которую вносятся все необходимые данные.
4.1.11. На поступающих документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, на первом листе документа в правом нижнем углу, на свободном от текста месте проставляется штамп, в который вносится информация о регистрационном номере и дате регистрации.
4.1.12. Письма, поступающие на иностранном языке, в день поступления направляются в Подразделение по вопросам международных связей и протокола для перевода. Перевод письма (с указанием должности, инициалов и фамилии сотрудника, выполнившего перевод) в тот же день возвращается для дальнейшей работы в делопроизводственную службу Правительства Севастополя.
4.1.13. Во время предварительного рассмотрения документов необходимо руководствоваться распределением обязанностей между Губернатором Севастополя и его заместителями, положениями про Подразделения, должностными инструкциями, номенклатурой дел и также установленными схемами прохождения документов.