Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.
При подготовке и оформлении документов Правительства Севастополя и Подразделений используют следующие реквизиты:
01 - герб города федерального значения Севастополя размещают на бланках писем (должностного лица, органа), распорядительных документов, а также на бланках Подразделений;
02 - наименование автора документа (должностного лица, органа) на бланках документов должно соответствовать наименованию, указанному в учредительных документах;
03 - наименование Подразделения должно соответствовать наименованию, установленному положением о Подразделении. Подразделение указывают в том случае, если оно является автором документа и подписывается его руководителем.
Наименование Подразделения располагают ниже наименования Правительства Севастополя. Сокращенное наименование помещают в скобках под полным наименованием (в случае если это предусмотрено положением о Подразделении);
04 - справочные данные о Правительстве Севастополя указываются в письмах и включают в себя: почтовый адрес, номера телефона, факса, официальный адрес электронной почты. Могут быть дополнены интернет-адресом и другими сведениями;
05 - справочные данные о Подразделении включают в себя информацию о Подразделении в соответствии с реквизитом 04;
06 - вид документа - наименование вида издаваемого документа (ПРОТОКОЛ, ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, РЕШЕНИЕ, ДОГОВОР) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.
В письме наименование вида и разновидности документа не указывается;
07 - дата документа - датой документа является дата его подписания (постановления, распоряжения, письма, докладные, служебные записки и др.), утверждения (инструкция, план, отчет, правила и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или работниками службы делопроизводства при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, заявление и др.).
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.
Реквизит "Дата" отделяется от "Вида документа" интервалом не менее 24 пт (0,85 см).
Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой.
При цифровом способе проставления даты дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 15.01.2012. При этом буква "г." после цифр не ставится.
При словесно-цифровом способе проставления даты день месяца пишется двумя цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами:
16 марта 2014 г.
В этом случае в конце даты слово "год" пишется в сокращении "г.".
Проставлять ноль в обозначении дня, месяца, если оно содержит одну цифру, обязательно (6.3.2014 - неправильно, 06.03.2014 - правильно).
При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться;
08 - регистрационный номер документа - это цифровое обозначение (печатается арабскими цифрами), присваиваемое документу при его регистрации.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
Реквизит "Регистрационный номер документа" отделяется от реквизита "Вид документа" интервалом 24 пт (0,85 см).
Регистрационный номер документа должен включать порядковый номер по единой нумерации в течение календарного года (отдельно на входящие и исходящие документы), индекс по номенклатуре дел, а также может быть дополнен индексами структурного подразделения, подготовившего документ, должностного лица, подписавшего его, и т.п.
Регистрационный номер совместно изданного документа состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.
В Правительстве Севастополя используется следующая индексация документов:
- для входящих - 144/45/1-14, где: