5.6.1. В Архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Передача документов производится по утвержденным описям дел.
5.6.2. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в Архив не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.
Дела временного хранения (до 10 лет) передаче в Архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
5.6.3. Передача дел осуществляется по графику, составленному Архивом и согласованному с руководителями структурных подразделений и службой делопроизводства.
5.6.4. Прием дел производится работником Архива в присутствии работника структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указываются количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива федерального органа исполнительной власти и лица, передавшего дела).
5.6.5. Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в Архив сотрудниками структурных подразделений с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в Архив (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в Архив несет структурное подразделение, передающее документы).
5.6.6. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в Архив, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.