Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:
- экспертизу ценности документов;
- оформление дел;
- составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;
- составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.
5.4.1. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Правительстве и его структурных подразделениях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК), действующие на основании положений, утверждаемых руководителем соответствующего Подразделения.
5.4.1.1. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под методическим руководством Архива.
5.4.1.2. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в Архив; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Правительства.
Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел.
При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.
Дела с пометкой "ЭК" также подвергаются полистному просмотру в целях выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.
5.4.1.3. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу (приложение N 12), а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение N 13).
5.4.2. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.
Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства и работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, при методической помощи и под контролем Архива.
Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению.
Полное оформление дела предусматривает:
- оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 14);
- нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела (приложение N 15);
- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 16);
- подшивку и переплет дела;
- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
5.4.2.1. Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.
Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским или иным способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.
На обложке дела указываются реквизиты:
- наименование фондообразователя (Правительство города Севастополя);
- наименование структурного подразделения;
- делопроизводственный номер (индекс) дела;
- заголовок дела;