4.5.1. Внутренняя документация делится на следующие виды:
- служебная записка (докладная, отчет, запрос, документ информационного характера и др.);
- информация - создается, в основном, во исполнение поручений Губернатора города Севастополя и его заместителей, а также в качестве ответа на служебную записку;
- протоколы заседаний (совещаний), проводимых Губернатором города Севастополя и его заместителями, руководителями Подразделений;
- поручения заместителей Губернатора.
4.5.2. Служебная записка, информация, оформленные на бланке Подразделения, подписываются руководителем Подразделения.
4.5.3. Регистрация служебных записок, информации осуществляется в Подразделении-исполнителе.
4.5.4. Регистрация служебных записок, подписанных заместителями Губернатора, осуществляется отделом внутреннего делопроизводства Секретариата Губернатора.
4.5.5. Переписка между департаментами и Подразделениями департаментов регистрируется службами делопроизводства соответствующих департаментов.
4.5.6. Документация, подготовленная структурными подразделениями Правительства, подается на рассмотрение Губернатору города Севастополя только после согласования с курирующим заместителем Губернатора, директором Департамента.
4.5.7. Протоколы аппаратных совещаний у заместителей Губернатора регистрируются в соответствующей службе заместителя Губернатора. Регистрацию и контроль исполнения осуществляет сотрудник, обеспечивающий деятельность заместителя Губернатора.
4.5.8. В целях создания оптимальных условий для работы Правительства города, его аппарата, Секретариата Губернатора при подготовке документов, которые относятся к отделу внутреннего делопроизводства, устанавливаются следующие индексы, например:
N п/п | Корреспондент | Ф.И.О. | ИНДЕКС |
1. | И.о. Губернатора, Председатель Правительства | Меняйло Сергей Иванович | МС |
2. | Заместитель Губернатора, заместитель Председателя Правительства Севастополя | Поздняков Андрей Евгеньевич | ПА |
Индекс означает первые буквы имени и фамилии руководителя, подписавшего документ, индекс указывается после числового значения номера, например, N 137-МС.
4.5.9. Отдел внутренних систем Управления информационных технологий и телекоммуникаций аппарата Губернатора и Правительства оперативно вносит данные об изменении исполнителей в систему электронного документооборота по представлению Управления кадровой работы.
4.5.10. Учет документов, которые передаются на рассмотрение Губернатору, заместителям Губернатора, директорам департаментов, структурным подразделениям Правительства и другим структурным подразделениям, а также из одного структурного подразделения в другое, осуществляется через журнал учета документов, переданных на исполнение, с проставлением подтверждающих подписей за полученные документы ответственными исполнителями или сотрудниками, ответственными за делопроизводство в Подразделении (журналы находятся в каб. 210).
4.5.11. Информация об исполнении поручения (документа) в срок, указанный в документе или резолюции, должна быть направлена заместителю Губернатора, директору Департамента, который дал поручение, либо ответственному исполнителю, если он указан в резолюции.
4.5.12. Отдел внутренних систем Управления информационных технологий и телекоммуникаций аппарата Губернатора и Правительства вносит данные в программу электронного документооборота для оперативного осуществления регистрации и контроля.
4.5.13. Временно, до введения в Подразделениях и департаментах Губернатора и Правительства общей системы электронного документооборота, необходимо вести журналы входящей и исходящей корреспонденции (приложение N 9).