3.2.1. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на различных заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях, съездах, деловых встречах.
Протоколы заседаний Правительства Севастополя и совещаний с участием Губернатора города Севастополя оформляются на бланках в соответствии с положениями Регламента Правительства Севастополя и Правилами оформления протоколов заседаний, собраний Правительства, разработанными Управлением организационной работы Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя.
3.2.2. В протоколе указываются:
- наименование исполнительного органа;
- вид документа - ПРОТОКОЛ;
- наименование вида заседания (совещания);
- место заседания (совещания);
- дата и номер протокола;
- время начала и окончания заседания (совещания);
- фамилии, инициалы и должности председательствующего и присутствующих;
- повестка дня;
- перечень рассматриваемых вопросов с указанием докладчиков и выступающих;
- перечень принятых решений.
3.2.3. Протокол подписывается председательствующим и секретарем, датой протокола заседания (совещания) является дата его проведения.
3.2.4. Протоколы делятся на краткие и полные.
Протокол краткой формы изложения составляется, как правило, если ход заседания (совещания) стенографируется; оформленная соответствующим образом стенограмма прилагается к протоколу.
Вид протокола определяется в зависимости от формы мероприятия.
3.2.5. В разделе "Присутствовали" при количестве участников более 15 человек указывается общее количество приглашенных, список которых прилагается к протоколу, например:
Присутствовали: 25 чел. (список прилагается)
При количестве участников до 15 человек в протоколе перечисляются участники заседания (совещания) с указанием их фамилий (в алфавитном порядке) и инициалов, а также должностей.
3.2.6. В разделе "ПОВЕСТКА ДНЯ" перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению на заседании (совещании). Вопросы повестки дня располагаются в порядке их значимости или сложности и установленного времени рассмотрения с указанием докладчика по каждому вопросу.
Формулируются вопросы повестки дня с использованием обобщающей фразы, отвечающей на вопрос о чем?, например:
"Об итогах...", "О деятельности..."
Вопросы повестки дня печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
3.2.7. Основная часть текста протокола делится на разделы, нумерация которых должна соответствовать нумерации вопросов повестки дня заседания (совещания).
Разделы строятся по единой схеме:
1. СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... РЕШИЛИ (или ПОСТАНОВИЛИ)...
2. СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... РЕШИЛИ и т.д.
3.2.7.1. В разделе "СЛУШАЛИ" в кратких протоколах указываются только фамилии, инициалы и должности докладчиков. В полной форме протокола приводятся фамилия, инициалы и должность докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, то допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: "Текст доклада (сообщения, информации) прилагается".