3.7.1. Служебное письмо - обобщенное название по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста. Служебное письмо является носителем определенной информации и правовым документом.
Служебные письма в Правительстве Севастополя готовятся как:
- ответы о выполнении нормативных и организационно-распорядительных документов;
- сопроводительные письма;
- ответы на запросы;
- инициативные письма.
Руководители Подразделений несут полную ответственность за грамотное изложение сути вопроса, достоверность представленной информации и правильность ссылок на нормативные правовые акты, указываемые в письме.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, резолюциям руководства.
Письма целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.
При подготовке ответа на письмо, содержащее несколько вопросов, решение которых входит в компетенцию различных Подразделений, необходимо направить поручения в каждое Подразделение отдельно для самостоятельного решения поставленных в письме вопросов с последующим информированием автора письма.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются просьбы, решения и т.д.
В деловой переписке возможно изложение текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.) и от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю, сообщаю и т.д.).
При обращении к адресату учитывается его служебное положение, сфера деятельности и т.д.
При обращении к высшим должностным лицам органов государственной власти, депутатам, президентам компаний фирм, а также к духовным лицам различных вероисповеданий может указываться только должность.
Текст письма, как правило, не должен превышать одной - двух машинописных страниц.
Визы согласования оформляются в нижней части последнего листа письма на экземпляре, который остается в делопроизводственной службе. Допускается оформлять визы согласования в виде таблицы на обратной стороне последнего листа (в случае если виз более 2).
3.7.2. Служебные письма печатаются на бланках установленной формы. Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более организаций, Подразделений и др., оформляются на стандартном листе бумаги формата А4, при этом наименования органов власти (Подразделений, организаций и др.) - авторов документа указываются в реквизите "Подпись".
3.7.3. Письма на бланках Губернатора города Севастополя подписывает только Губернатор города Севастополя или исполняющий его обязанности, письма на бланках Правительства Севастополя подписывают Губернатор города Севастополя - Председатель Правительства и заместители Губернатора города Севастополя - Председателя Правительства.
3.7.4. Письма за подписью руководителей Подразделений и их заместителей по вопросам, входящим в компетенцию Подразделений, оформляются на бланках Подразделений, регистрируются в Подразделении и отправляются самостоятельно.
3.7.5. Подписанные письма регистрируются и отправляются делопроизводственной службой в день их регистрации или не позднее следующего рабочего дня (за исключением срочной корреспонденции).
3.7.6. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или резолюцией руководителя, сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями Правительства Севастополя, руководителями Подразделений.