4.3.1.1. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения документов.
4.3.1.2. Вся регистрируемая корреспонденция делится на две категории:
- регистрируемая с постановкой на контроль со сроком исполнения (контрольные документы);
- регистрируемая без постановки на контроль.
4.3.1.3. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, содержащие указание или просьбу и предполагающие получение ответа, а также требующие исполнения согласно резолюции Губернатора (первого заместителя Губернатора, заместителей Губернатора города).
4.3.1.4. К регистрируемым документам без постановки на контроль относятся документы, не требующие исполнения или ответа (информационные письма, повестки и др.).
В случае затруднений в определении целесообразности постановки письма на контроль допускается его передача адресату и принятие решения о постановке на контроль исходя из содержания резолюции.
4.3.1.5. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.
4.3.1.6. Организационный контроль по существу затрагиваемых в документах и поручениях вопросов осуществляется Губернатором, первым заместителем Губернатора, заместителями Губернатора города.
4.3.1.7. Контроль сроков исполнения документов и поручений осуществляет отдел контроля Секретариата Губернатора и Правительства Севастополя.
В департаментах Правительства Севастополя контроль за соблюдением сроков исполнения документов осуществляют помощники первого заместителя Губернатора, заместителей Губернатора города, а также специалист, ответственный за делопроизводство и контроль.
Контроль за соблюдением сроков исполнения документов в департаментах Правительства Севастополя осуществляется при помощи электронной базы данных "Дело".
4.3.1.8. Сотрудники делопроизводственной службы Секретариата Губернатора и Правительства Севастополя осуществляют контроль за документооборотом всей корреспонденции, поступающей в адрес Губернатора, Председателя Правительства Севастополя.
4.3.1.9. Ответственность за исполнение документа несут лица, указанные в распорядительном документе, резолюции руководителя, и непосредственные исполнители. В случае если исполнение документа поручено нескольким должностным лицам, ответственным за организацию исполнения (обобщение информации) является лицо, которое в резолюции указано первым, если в резолюции не указано иное.
4.3.1.10. Проверку качества исполнения документов за подписью первого заместителя Губернатора, заместителей Губернатора осуществляют их помощники.
4.3.1.11. Контроль исполнения документов в Подразделениях осуществляют специалисты, назначенные руководителями соответствующих Подразделений.