5.1.1. Номенклатура дел - это оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Подразделениях, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
5.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением о структурном подразделении, штатным расписанием, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Подразделения, их виды, состав и содержание.
5.1.3. В Правительстве города Севастополя составляются номенклатуры дел структурных подразделений (управлений, инспекций, отделов) (приложение N 10) и номенклатура дел Правительства (Департамента Правительства) Севастополя или сводная номенклатура дел (приложение N 11).
5.1.3.1. Номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения, согласовывается со службой делопроизводства, подписывается руководителем Подразделения, предоставляется на рассмотрение Центральной экспертно-проверочной комиссии Управления архивным делом (далее - ЦЭПК), представляется в службу делопроизводства не позднее 1 ноября текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.
Вновь созданное Подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел Подразделения и представляет ее в службу делопроизводства.
Номенклатура дел структурного подразделения составляется не менее чем в двух экземплярах: 1-й используется в структурном подразделении как рабочий экземпляр, 2-й сдается в Управление архивным делом.
5.1.3.2. Номенклатура дел Правительства Севастополя составляется службой делопроизводства из номенклатур дел структурных подразделений.
Один раз в 5 лет номенклатура дел Правительства согласовывается с ЦЭПК.
Номенклатура дел Правительства, подписанная начальником Секретариата Правительства, утверждается Председателем Правительства после ее согласования с экспертной комиссией (ЭК) Правительства не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.
В случае изменения функций и структуры Подразделений номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЦЭПК.
Номенклатура дел Правительства готовится не менее чем в четырех экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело службы делопроизводства, 2-й используется в службе делопроизводства как рабочий экземпляр, 3-й - применяется в Архиве, 4-й - сдается в Управление архивным делом. Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в электронном виде.
5.1.4. После утверждения номенклатуры дел источника комплектования его Подразделения получают ее копию либо выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
5.1.5. Основой для определения структуры номенклатуры дел является штатное расписание. Наименованиями разделов, подразделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений.
5.1.6. Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом.
5.1.6.1. В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного штатным расписанием цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 - индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.
5.1.6.2. В графу 2 включаются заголовки дел, которые должны охватывать все документируемые участки работы, в том числе документы с грифом "Для служебного пользования", журналы, справочные картотеки и электронные базы данных.
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("Разные материалы", "Общая переписка" и т.д.), а также вводных слов, сложных оборотов, сокращенных слов и наименований.
Заголовок дела состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности:
- название вида дела (переписка, обращения граждан, нормативные акты и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы, договоры и т.д.);
- название организации - автора документа;
- название организации - адресата документа;
- краткое содержание документа;
- название территории, с которой связано содержание документов;
- период, к которому относятся документы дела;
- указание на наличие копий документов.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "Документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады, информация и т.д.).
Термин "Документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу. Например:
Документы к протоколам заседания Общественного Совета