При оформлении правовых актов, вносимых на рассмотрение в Законодательное Собрание города Севастополя, распорядительных документов Губернатора, служебных писем и других официальных документов Правительства Севастополя и структурных подразделений необходимо соблюдать следующие требования:
- не допускается внесение исправлений в подписанный документ, а также в согласованный проект документа.
Если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности исполнителя (без фамилии) в дательном падеже, например:
Начальнику организационного отдела сформировать план работы...
В качестве исполнителей могут быть указаны учреждения (организации) или Подразделения, например:
Управлению архитектуры провести публичные слушания по вопросу...
Последний пункт постановляющей части должен содержать сведения о Подразделении или должность лица, на которое возлагается контроль исполнения постановления (распоряжения), например:
Контроль исполнения постановления Правительства Севастополя возложить на заместителя Губернатора по городскому хозяйству...
- если задание выдается группе лиц (комиссии, рабочей группе и т.д.), оно всегда адресуется конкретному лицу - председателю комиссии, руководителю рабочей группы и т.п. Это подчеркивает персональную ответственность руководителя за работу подчиненных и не допускает неоднозначной трактовки адресата задания;
- до представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, списка рассылки;
- текст излагается простым, доступным языком;
- не допускается использование сокращенных, неофициальных наименований;
- названия Подразделений следует писать с прописной буквы, название отделов, находящихся в составе управлений, департаментов, комитетов, - со строчной буквы;
- избегать использования архаичных терминов и оборотов ("поименованный" заменить на "указанный"; "служебное письмо составляется" или "направляется", а не "пишется" или "посылается");
- использовать только общепринятые сокращения (например, просп. - проспект, м - метр, кг - килограмм, мин - минута);
- в обозначении номера дома с литерой использовать строчную букву рядом с цифрой, например, "д. 48а";
- в написании количественных и порядковых числительных исходить из того, что количественные числительные не требуют наращения (категорически неправильно писать "не более 5-ти", должно быть написано: "не более 5" или "не более пяти"). И, напротив, падежное окончание в порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, должно присутствовать:
- в виде однобуквенного, в случае если последней букве числительного предшествует гласный звук: "5-й" (неправильно - "5-ый"), "5-е" (неправильно - "5-ое"), "5-х" (неправильно - "5-ых");
- в виде двухбуквенного, в случае если последней букве числительного предшествует согласный звук: "5-го" (неправильно - "5-ого"), "5-му" (неправильно - "5-ому"), "30-ми" (неправильно - "30-ыми");
- полностью пишутся наименования населенных пунктов;
- не употребляются сокращенные наименования должностей. Полностью пишутся слова: заместитель, председатель, генеральный директор, начальник, заведующий и иные слова;
- не допускается использование сокращенного наименования органа власти, Подразделения, учреждения (организации), если это специально не оговорено в тексте;
- не допускается при написании инициалов и фамилии отрывать инициалы от фамилии, размещая их на разных строках;
- не допускается отрывать знак "N" от самого номера, написанного цифрами, размещая их на разных строках;
- недопустимо отделение (разнесение на разные строки) даты или года от слов "год", "г." или "гг." и др.;
- не допускаются разрывы в названиях предприятий при переходе на новую строку (например, ООО "Старстрой").