Недействующий

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ СЕВАСТОПОЛЯ (с изменениями на: 09.09.2015)


 4.2. Порядок рассмотрения входящих документов в Правительстве Севастополя и доведение документов до исполнителей

4.2.1. Поступившие в Правительство Севастополя документы направляются на рассмотрение руководителям в день их регистрации или на следующий рабочий день в случае поступления документов в нерабочее время.

Сразу после регистрации Губернатору Севастополя передаются акты органов государственной власти, поручения высших должностных лиц, документы, поступившие из Федерального Собрания Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, других органов высшего уровня.

4.2.2. Документы, рассмотренные Губернатором, возвращаются в делопроизводственную службу для передачи исполнителям в соответствии с резолюцией.

Подлинники документов высших органов государственной власти, резолюции к ним сохраняются в делопроизводственной службе, исполнителям направляются копии.

Подлинники остальных документов могут передаваться исполнителю на период работы с документом. Законченный делопроизводством документ подлежит обязательному возврату в делопроизводственную службу Правительства Севастополя.

Подлинник документа, исполнителями которого являются несколько Подразделений, может быть передан ответственному исполнителю с одновременной передачей его копий соисполнителям.

Факт передачи документов фиксируется путем внесения соответствующей информации в СЭД с указанием исполнителей, которым переданы подлинник документа и его копии.

4.2.3. Передача документа из одного Подразделения в другое, минуя делопроизводственную службу, в которой документ зарегистрирован, запрещается.

4.2.4. Учет документов, которые передаются на рассмотрение Губернатору Севастополя, его заместителям, в Подразделения, осуществляется через журналы учета документов, с проставлением подписи уполномоченного сотрудника.

4.2.5. Срок исполнения документа устанавливается с учетом срока, указанного организацией, направившей документ, и сроков, установленных законодательством, и исчисляется в календарных днях со дня поступления (регистрации) документа.

4.2.6. Поручения, содержащие указания "Срочно", "Незамедлительно", подлежат исполнению в течение 3 дней с даты подписания поручения. Указание "Оперативно" предусматривает 10-дневный срок исполнения поручения.

Если срок исполнения в поручении не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца с даты регистрации документа. Если последний день исполнения поручения приходится на нерабочий день, то днем окончания срока исполнения поручения считается ближайший следующий за ним рабочий день.

4.2.7. В случаях когда поручение дается двум или нескольким лицам, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении в качестве исполнителя первым.

4.2.8. Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение документа в установленный срок. Ему предоставляется право созыва соисполнителей, которые обязаны по требованию главного исполнителя представить все необходимые материалы. Ответственный исполнитель и соисполнители вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным. Для исполнения поручений в сжатые сроки ответственный исполнитель может создавать рабочие группы в составе соисполнителей поручения, а также представителей других заинтересованных органов и организаций (по согласованию) или проводить необходимые совещания.

Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременное исполнение документов и достоверность информации, представленной ответственному исполнителю для свода.

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

4.2.9. В случае если поручение выходит за пределы компетенции соисполнителей, определенных поручением, руководители этих Подразделений обеспечивают его исполнение в пределах установленной компетенции. При этом ответственный исполнитель представляет давшему поручение руководителю дополнительные предложения об изменении состава соисполнителей или о привлечении новых соисполнителей в течение 3 дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.

При смене состава исполнителей в обязательном порядке информируется делопроизводственная служба для внесения изменений в СЭД.

4.2.10. Соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, представляют ответственному исполнителю предложения, с отметкой о согласовании юридической службы своего Подразделения (при необходимости).

В случае несвоевременного представления предложений соисполнителем (соисполнителями) ответственный исполнитель информирует об этом руководителя, давшего поручение.

Правовое управление Правительства Севастополя, являясь соисполнителем, при отсутствии предложений согласовывает проект ответа, подготовленного ответственным исполнителем.

(в ред. Постановления Правительства Севастополя от 09.09.2015 N 850-ПП)

4.2.11. В случае если поручение руководителя не исполнено в установленный срок, ответственный исполнитель в течение 1 дня после истечения срока, установленного для исполнения поручения, представляет руководителю объяснение о ходе исполнения поручения с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, причин его неисполнения в установленный срок.

4.2.12. Если документ не может быть исполнен в установленные сроки, исполнитель должен подготовить промежуточный ответ. "Промежуточным" обычно считается письмо в адрес заявителя, которое не дает ответа на все поставленные вопросы, имеет обычно справочный или информационный характер и содержит просьбу о продлении срока исполнения до определенного числа.

Продление сроков исполнения производится на основании представления через делопроизводственную службу служебного письма в адрес заявителя с мотивированной просьбой о продлении срока и о причинах отсрочки не позднее чем за 3 дня до истечения ранее установленного срока. Письмо готовится за подписью должностного лица, давшего поручение.

Если исполнитель не представил своевременно ответ на документ и не написал промежуточного, с просьбой о продлении срока исполнения, ответа, документ считается неисполненным или исполненным с нарушением срока.

4.2.13. Изменение срока исполнения фиксируется в СЭД. Документы, по которым срок исполнения не был своевременно продлен, считаются не исполненными в срок.

4.2.14. Резолюция Губернатора Севастополя "Для сведения", "Для исполнения", "Для руководства", "Для работы", "В работу", "Для ответа", "Для рассмотрения" позволяет заместителям Губернатора и руководителям Подразделений при ознакомлении с документом самостоятельно дополнять и определять меры по его исполнению в своих резолюциях.

Если в резолюции к документу Губернатором или его заместителями указано "Прошу внести предложения", "Об исполнении информировать", то эти документы снимаются с контроля автором резолюции.