37.1.1. Основанием для начала предоставления государственной услуги является поступление запроса в Госархив.
37.1.2. Все запросы, за исключением указанных в п. 13 настоящего Регламента, подлежат регистрации в день поступления в Госархив. Поступление и регистрация запросов (проверка правильности адресования корреспонденции, чтение, определение содержания вопросов обращения, присвоение регистрационного номера, проверка истории запроса) осуществляется специалистом Госархива в базе данных "Учет обращений граждан и организаций" (далее - база данных).
37.1.3. На запросах, в правом нижнем углу первой страницы или на любом свободном от текста месте проставляется штамп, в котором указывается входящий номер и дата регистрации.
37.1.4. Специалист Госархива проверяет наличие в базе данных запросов от данного Заявителя. Если запрос повторный, в правом верхнем углу письма ставится отметка "повторное" и к нему прилагаются все материалы прежних запросов. Не считаются повторными запросами одного и того же автора, но по разным вопросам.
37.1.5. Запросы, прошедшие регистрацию, в течение рабочего дня направляются руководителю Госархива для подготовки поручений о рассмотрении запросов.
37.1.6. Результатом административного действия является регистрация запроса и направление его руководителю Госархива.
37.1.7. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является проставление входящего номера и даты на запросе.