7.7. Составление и оформление описей дел
7.7.1. На завершенные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются описи. На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются, и в архивный фонд правительства области такие дела не передаются.
Каждое структурное подразделение правительства области составляет описи на дела постоянного хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они были заведены, под руководством специалистов организационного управления. Описи дел структурных подразделений составляются на электронном и бумажном (в двух экземплярах) носителе по установленной форме и представляются в организационное управление (приложение N 44).
7.7.2. Специалистами организационного управления на основе описей дел структурных подразделений правительства области составляется годовой раздел сводной описи дел правительства области по установленной форме (приложение N 43).
7.7.3. Предисловие к описи включает сведения о структуре правительства области за период, который охватывают дела описи, краткую характеристику содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда; особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел.
Предисловие к описи подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия к описи.
7.7.4. Отдельная опись представляет собой перечень описательных статей с самостоятельной порядковой нумерацией, каждая из которых должна включать следующие сведения:
порядковый номер дела по описи;
индекс дела;
заголовок дела;
крайние даты дела;
количество листов в деле;
срок хранения дела;
примечания.
7.7.5. При составлении описи дел структурного подразделения правительства области соблюдаются следующие требования: