7.8. Передача дел в архивный фонд правительства области
7.8.1. Передача дел в архивный фонд правительства области производится по описям дел структурных подразделений правительства области.
7.8.2. Специалист организационного управления проверяет правильность оформления и формирования дел, правильность составления описей дел, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, сформированных в соответствии со сводной номенклатурой дел правительства области.
Выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел ответственные за работу с документами структурного подразделения обязаны устранить в двухнедельный срок.
7.8.3. Прием каждого дела в архивный фонд правительства области производится в присутствии ответственного за работу с документами структурного подразделения правительства области. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи в итоговой записи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архивный фонд дел, в том числе электронных, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, ответственного за архивный фонд правительства области, и лица, передавшего дела.
7.8.4. На дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 48 настоящей Инструкции).
На основе предложений структурных подразделений специалист организационного управления составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, на дела правительства области по той же форме. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.
Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, законченные в 2017 году дела с 3-летним сроком хранения включаются в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2021 года.
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представляется на рассмотрение и согласование ЭК одновременно с описями дел постоянного хранения и по личному составу.
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается заместителем губернатора Воронежской области - руководителем аппарата губернатора и правительства Воронежской области после утверждения ЭПК управления делами Воронежской области описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу. Дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены.
Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной.
После уничтожения дел в номенклатуре дел проставляются отметки, заверяемые подписью специалиста организационного управления, и дата.
Например:
"Уничтожено. См. акт N _____ от ________. Подпись, инициалы, фамилия".
7.8.5. Электронные документы с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов.