7.1. Составление сводной номенклатуры дел правительства области
7.1.1. Правильная организация документов в делопроизводстве обеспечивается составлением номенклатуры дел и формированием документов в дела.
Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения и является основным учетным документом.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.
7.1.2. В номенклатуру дел включаются все документы, отражающие деятельность структурных подразделений и постоянно или временно действующих органов (комиссии, советы, комитеты), в том числе документы ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы и картотеки, в необходимых случаях - копии документов. Документы, созданные в электронной форме, включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе.
Копии документов включаются в номенклатуру дел, если копия - единственный экземпляр документа в структурном подразделении правительства области, а также если копия необходима для организации деятельности структурного подразделения правительства области.
Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.
7.1.3. В правительстве области составляются:
- номенклатуры дел структурных подразделений правительства области (приложение N 39);
- сводная номенклатура дел правительства области (приложение N 40).
7.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения правительства области составляется ответственным за работу с документами при участии специалистов подразделения, подписывается руководителем структурного подразделения правительства области и представляется в организационное управление для составления сводной номенклатуры дел правительства области. Ответственность за составление номенклатуры дел в структурных подразделениях правительства области возлагается на их руководителей.
Вновь созданное или реорганизованное структурное подразделение правительства области обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить на согласование в организационное управление.
7.1.5. Сводная номенклатура дел правительства области - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в структурных подразделениях правительства области, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Названиями разделов сводной номенклатуры дел правительства области являются названия структурных подразделений правительства области, которые располагаются в соответствии с штатным расписанием правительства области.
Сводная номенклатура дел правительства области: