7.10. Использование документов архивного фонда правительства области
7.10.1. Основными формами использования документов архивного фонда правительства области являются:
- информационное обеспечение структурных подразделений правительства области и исполнительных органов государственной власти области в соответствии с их запросами;
- информационное обеспечение других пользователей (учреждений, организаций, граждан) в соответствии с их запросами.
Запросы, поступающие в архивный фонд правительства области, подразделяются:
- на тематические запросы (о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту);
- запросы социально-правового характера (связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получением льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации).
7.10.2. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии выдаются на основании письменного запроса организации или частного лица.
Исполнение запросов по материалам архивного фонда правительства области осуществляет организационное управление.
Порядок и срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам архивного фонда правительства области определены Административным регламентом правительства Воронежской области по исполнению государственной функции "Формирование, содержание и использование архивного фонда правительства Воронежской области".
7.10.3. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии составляются на основании документов, хранящихся в архивном фонде правительства области.
Архивная справка и архивная выписка изготавливаются на бланке письма организационного управления с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка".
Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов. В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.
Архивная выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.