4.10. Порядок приема, обработки и передачи документов по электронной почте.
Порядок работы с электронной почтой в правительстве области, исполнительных органах государственной власти области определен распоряжением правительства Воронежской области от 08.07.2015 N 477-р "О порядке работы с электронной почтой в системе исполнительных органов государственной власти Воронежской области".
(в ред. указа губернатора Воронежской области от 05.04.2016 N 97-у)
В правительстве области прием электронных копий документов для отправки и отправка с официального электронного адреса ogv@govvrn.ru осуществляется организационным управлением в течение рабочего дня.
С официального адреса электронной почты правительства области служебные письма направляются за подписью должностных лиц правительства области, с официального адреса структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области служебные письма направляются за подписью руководителей этих подразделений.
Специалист по работе с электронной почтой (далее - специалист) обеспечивает ежедневное получение и передачу документов по электронной почте.
Ответственность за ненадлежащую подготовку информации к передаче по электронной почте несет исполнитель, за передачу - специалист.
Передаваемые с помощью электронной почты документы должны иметь подлинник документа на бумажном носителе либо его электронную копию, подписанную электронной подписью.
Исполнитель оформляет документ в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению служебных документов, и представляет электронную копию документа специалисту.
Электронные копии справочно-информационных материалов, не имеющие исходящего регистрационного номера, при отправлении электронной почтой могут не иметь бумажной копии и должны передаваться с сопроводительным письмом, подписанным должностным лицом.
Специалист отправляет документ адресату, указывает дату и время отправки в журнале учета электронной почты.
Переданная электронная копия документа в течение месяца хранится на жестком диске компьютера.
При получении электронного сообщения на официальный адрес электронной почты правительства области специалист организационного управления:
- регистрирует сообщение в журнале регистрации электронной почты;
- осуществляет предварительное рассмотрение;