3.9. Особенности подготовки и оформления служебных писем при переписке с зарубежными адресатами.
3.9.1. Служебные письма, направляемые в правительства иностранных государств, посольства, генеральные консульства, консульства на территории Российской Федерации, а также руководителям международных организаций, оформляются на бланках правительства области для международной переписки и подписываются должностными лицами правительства области.
Письма по рабочим вопросам (уточнение сроков визита, об оформлении приглашений и т.д.) оформляются на бланке секретариата губернатора Воронежской области и подписываются руководителем секретариата либо на бланках структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области и подписываются их руководителями.
3.9.2. Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа письма. В соответствии с международными стандартами составные части реквизита выравниваются по левой его границе. Если письмо адресуется организации, то сначала указывается ее название, затем почтовый адрес.
Имя, фамилия, должность адресата пишутся так же, как они даны в подписи на поступившем документе.
Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название организации, затем почтовый адрес.
Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес.
При написании сложных имен и фамилий (испанских, арабских и др.) их сокращения не допускаются.
В отдельных случаях перед фамилией лица, которому направляется письмо, рекомендуется указывать его титул.
Например:
Его Превосходительству
господину М.Андерсу,
Чрезвычайному и Полномочному
Послу
(официальное название страны)