7.11. Формирование и использование документального фонда исполнительных органов государственной власти области
Исполнительные органы государственной власти области самостоятельно осуществляют формирование документального фонда, составление номенклатуры дел, создание экспертной комиссии, проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление документов для передачи на государственное хранение под руководством специалистов КУВО "Государственный архив Воронежской области".
7.11.1. Исполнительные органы государственной власти области составляют номенклатуру дел, представляют ее на рассмотрение в КУВО "Государственный архив Воронежской области" и дальнейшее согласование с ЭПК управления делами Воронежской области.
Вновь образованный исполнительный орган государственной власти области обязан в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее на рассмотрение в КУВО "Государственный архив Воронежской области".
В номенклатуре дел исполнительного органа государственной власти области перед индексом дела добавляется индекс исполнительного органа государственной власти области, установленный в делопроизводственных индексах.
Например: 52-02-05, где:
52 - индекс исполнительного органа государственной власти области;
02 - обозначение структурного подразделения (отдела) исполнительного органа государственной власти области;
05 - порядковый номер заголовка дела.
Копию согласованной и утвержденной номенклатуры дел исполнительный орган государственной власти области направляет в департамент цифрового развития Воронежской области для внесения в АС ДОУ.
Исполнительные органы государственной власти области, имеющие подведомственные организации, вправе разрабатывать и утверждать по согласованию с уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (управление делами Воронежской области) типовые и примерные номенклатуры дел для подведомственных организаций.
7.11.2. В исполнительных органах государственной власти области образуются свои архивы.
При ликвидации или реорганизации исполнительного органа государственной власти области передача документов постоянного хранения и по личному составу осуществляется в соответствии с действующим законодательством.
До решения вопроса о передаче документы должны быть сформированы в дела, оформлены и описаны в соответствии с настоящей Инструкцией.