7.2. Формирование и оформление дел
7.2.1. Законченные делопроизводством документы на бумажном носителе и электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
В структурных подразделениях правительства области дела формируются ответственными за работу с документами.
7.2.2. При формировании дел на бумажном носителе необходимо соблюдать следующие общие правила:
в дело помещаются исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;
приложения помещаются вместе с основными документами;
в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;
в дело включается по одному экземпляру каждого документа;
факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской на общих основаниях;
в дело помещаются документы, правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);
в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);
по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см. При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2".
Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.