5.1. В правительстве области и исполнительных органах государственной власти области используются:
- электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе и подписанные электронной подписью;
- электронные графические образы документов в формате PDF, TIF и т.п., полученные путем сканирования документов, подписанных уполномоченным должностным лицом на бумажном носителе;
- электронные образы документов в текстовом формате RTF, DOC, DOCX и др.
При регистрации документа в АС ДОУ формируется электронная регистрационная карточка - регистрационная карточка документа с определенным набором полей, содержащая электронный образ этого документа либо сам электронный документ. Регистрационная карточка может быть дополнительно подписана электронной подписью средствами АС ДОУ.
5.2. В правительстве области и исполнительных органах государственной власти области при организации внутренней деятельности в форме электронных документов осуществляется создание, хранение, использование:
- плановых, отчетных документов, информация которых подвергается обобщению;
- информационных документов;
- справочных документов;
- внутренней переписки;
- документов, поступивших через систему межведомственного электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти (МЭДО).
5.3. Прием и отправка электронных документов из других органов власти и организаций в правительстве области осуществляются организационным управлением.
5.4. При подготовке и отправке документов участнику МЭДО не допускается присоединение к электронной карточке вложений, не адресованных этому участнику.
Примечание: вложениями к электронной карточке могут быть только электронные графические образы либо электронные документы.