7.5. Организация оперативного хранения документов
7.5.1. С момента заведения и до передачи на архивное хранение или уничтожение дела хранятся по месту их создания.
Руководители структурных подразделений правительства области обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела временного хранения (до 10 лет) остаются в структурных подразделениях правительства области для использования в работе. По истечении срока хранения дел ответственными за работу с документами в структурных подразделениях правительства области составляется акт о выделении к уничтожению дел. Акт представляется на согласование с ЭК правительства области.
В структурных подразделениях правительства области завершенные делопроизводством дела постоянного хранения и по личному составу хранятся в течение 2 лет. По истечении срока хранения дела передаются по описям в архивный фонд правительства области.
7.5.2. Выдача дел из архивного фонда правительства области для работы структурным подразделениям правительства области производится с разрешения руководителя организационного управления на срок не более одного месяца, под расписку. По истечении месячного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
7.5.3. Для обеспечения сохранности, учета документов и дел структурного подразделения правительства области и организации доступа к ним проводится комплекс работ:
создание оптимальных условий хранения документов и дел;
размещение дел;
проверка наличия и состояния документов и дел;
соблюдение порядка выдачи дел.
Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в шкафах, на стеллажах, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия вредных факторов.
Дела для их учета и быстрого поиска должны располагаться вертикально, корешками наружу и в соответствии со сводной номенклатурой дел правительства области. На корешках обложек дел указываются индексы по сводной номенклатуре дел правительства области, при необходимости номер тома дела, дата дела. Выписка из сводной номенклатуры дел правительства области помещается на внутренней стороне шкафа.
Проверки наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел должны проводиться ответственным за работу с документами структурного подразделения правительства области в случаях:
перед передачей документов в архивный фонд правительства области;