7.4. Оформление дел
7.4.1. Дела, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений правительства области и подлежащие хранению, проходят полное или частичное оформление. Полному оформлению подлежат дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения и постоянного хранения. Дела временных (до 10 лет) сроков хранения подлежат частичному оформлению.
Оформление дел проводится в структурных подразделениях правительства области, по месту формирования документов в дела.
7.4.2. Полное оформление дела на бумажном носителе включает:
оформление реквизитов обложки дела по форме;
нумерацию листов в деле;
составление листа-заверителя дела;
составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
подшивку и переплет дела;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Лист-заверитель дела и обложка дела составляются по установленным формам (приложения N 47, 41 настоящей Инструкции).
7.4.3. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, подлежащие частичному оформлению, допускается хранить в папках, в которых дела хранились в делопроизводстве, пересистематизация документов в деле не проводится, листы дела не нумеруются, листы-заверители дела не составляются. На обложке дела в соответствии с сводной номенклатурой дел правительства области заполняются реквизиты: правительство области, наименование структурного подразделения правительства области, индекс дела, заголовок дела, срок хранения документов.
На обложке дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу указываются:
правительство области;
КУВО "Государственный архив Воронежской области";