7.6. Порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение
7.6.1. Хранение документов правительства области, являющихся государственной собственностью, осуществляется организационным управлением.
7.6.2. Подготовка дел к передаче на хранение в архивный фонд правительства области предусматривает комплекс работ, которые проводятся в структурных подразделениях правительства области и включают в себя следующие этапы:
- проведение экспертизы ценности документов;
- полное оформление дел;
- составление описи дел;
- составление актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.
Специалисты организационного управления осуществляют контроль и оказывают методическую помощь структурным подразделениям правительства области в проведении вышеуказанных работ.
7.6.3. Структурные подразделения правительства области передают полностью оформленные дела постоянного хранения и по личному составу в архивный фонд правительства области по описям.
При этом на обоих экземплярах описи указываются цифрами и прописью количество принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи специалиста структурного подразделения правительства области и специалиста организационного управления, передавшего (принявшего) дела на хранение в архивный фонд правительства области.
7.6.4. При реорганизации структурного подразделения правительства области ответственным за работу с документами в период проведения ликвидационных мероприятий осуществляется формирование всех имеющихся документов в дела. Оформленные дела передаются по описям в архивный фонд правительства области независимо от сроков хранения документов.
7.6.5. Документы (дела постоянного хранения), отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации, по истечении предельных сроков хранения в архиве правительства области и архивах исполнительных органов государственной власти области подлежат передаче на постоянное хранение в КУВО "Государственный архив Воронежской области" в установленном федеральным законодательством порядке.