18. Обращения, поступившие в приемную департамента культуры Костромской области, подлежат обязательной регистрации и учету в базе данных "Обращения граждан" СЭДД в течение трех дней с момента поступления.
19. Специалист, ответственный за регистрацию обращений:
1) проставляет в правом нижнем углу первой страницы обращения регистрационный штамп, с указанием даты регистрации и идентификационного номера.
В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.
2) вносит в базу данных СЭДД следующие сведения:
вид обращения (заявление, предложение, жалоба);
источник поступления;
дату регистрации;
фамилию, имя, отчество (при наличии) заявителя (в именительном падеже);
почтовый (электронный) (при наличии) адрес заявителя;
данные о льготном составе;
данные о корреспонденте, направившем обращение (при наличии сопроводительного письма, с указанием его даты и исходящего номера);
тематику по тематическому классификатору обращений и запросов граждан и организаций согласно приложению N 2 к настоящей Инструкции;
краткое содержание обращения;
данные о наличии приложений и количестве страниц в обращении;
данные о коллективном обращении, если обращение подписано двумя и более авторами;
отметку о повторности обращения. Повторным обращением считается заявление, предложение, жалоба, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения и заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. Обращения одного и того же автора по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными. Не считается повторным обращение одного и того же автора, но по разным вопросам, а также многократные (три и более раз) - по одному и тому же вопросу, по которому автору даны исчерпывающие ответы соответствующими компетентными органами или должностными лицами;
3) вносит в базу данных СЭДД электронный образ поступившего обращения;