8. Обращение в адрес директора департамента культуры Костромской области может быть доставлено непосредственно заявителем либо его представителем, поступить по почте, факсу, электронной почте, фельдъегерской связью, на официальный форум администрации Костромской области
9. При личном обращении заявитель предъявляет документ, удостоверяющий личность гражданина Российской Федерации.
От имени заявителя с обращением может обратиться его представитель. Полномочия представителя заявителя оформляются в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
10. Обращения, поступившие в департамент культуры Костромской области по почте, фельдъегерской связью и документы, связанные с их рассмотрением, регистрируются в приемной департамента культуры Костромской области.
11. Специалист, ответственный за прием документов в приемной департамента культуры Костромской области:
1) проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;
2) вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма прилагает конверт.
3) прикладывает перед письмом поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие документы);
4) в случае отсутствия текста в письме составляет справку следующего содержания: "Текст обращения в адрес департамента культуры Костромской области отсутствует" с датой, которую прилагает к поступившим документам;
6) на письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма, составляет акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта хранится в соответствующем деле, второй экземпляр приобщается к поступившим письмам, заносится в базу данных системы электронного документооборота и делопроизводства (далее - СЭДД).
12. Специалист, ответственный за прием документов, получив письмо, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), не вскрывая конверт, сообщает об этом непосредственному руководителю.
13. По просьбе обратившегося заявителя специалистом Отдела выдается расписка о приеме письменного обращения по форме согласно приложению N 1 к настоящей Инструкции с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается номер телефона для справок. Отметки на копиях или вторых экземплярах принятых документов не делаются.
14. Обращения, поступившие в приемную департамента культуры Костромской области по факсу, в форме электронного документа, принимаются и учитываются в журнале регистрации входящей корреспонденции департамента культуры Костромской области.
15. Обращения, поступившие в форме электронного документа, распечатываются и учитываются в СЭДД.